Як правильно відобразити заправку авто, що перевищує бак

Так, можна, але у шляховому листі не можна відображати разову заправку в бак у кількості, що перевищує його фактичну місткість. Пальне, заправлене в каністри, потрібно обліковувати окремо та документально підтвердити його виробниче використання.

Оскільки типові форми шляхових листів скасовано, підприємство має право самостійно розробити та затвердити форму такого первинного документа відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text (ч. 2 ст. 9). Якщо в документі зазначити, що до паливного бака місткістю 40 літрів одноразово заправлено, наприклад, 60 або 80 літрів, це свідчитиме про недостовірність первинного документа. Тому загальний обсяг придбаного за місяць пального можна відобразити у шляховому листі лише за умови, що окремо показано пальне, яке потрапило до бака, і окремо — пальне, заправлене в каністри.

Для цього доцільно передбачити у шляховому листі окремі графи щодо залишку пального на початок дня (періоду) в баку та в каністрах, окремо відображати заправку в бак і в каністри, окремо фіксувати використання або переливання пального з каністри до бака чи для заправки іншого обладнання, а також окремо зазначати залишок пального на кінець дня (періоду). При цьому сума пального, заправленого в бак і каністри за відповідною датою та часом, повинна відповідати даним чека АЗС або виписки за паливною карткою.

Заправка пального в каністри законодавством не заборонена, однак її виробничу необхідність слід підтвердити внутрішнім наказом керівника. У такому наказі можна визначити, що запас пального створюється, наприклад, для тривалих рейсів, роботи в місцевостях без АЗС або для забезпечення пальним іншого обладнання чи спецтехніки підприємства. Якщо пальне з каністри передається іншому працівнику, зокрема для заправки генератора чи іншої техніки, передачу потрібно оформити актом приймання-передачі або відомістю видачі пального.

Пальне після придбання оприбутковується на субрахунок 203 «Паливо» відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку, затвердженої наказом Мінфіну №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99. Аналітичний облік може вестися за водієм, автомобілем або місцем зберігання пального. Пам'ятаємо, . що зберігання пального в ємностях (каністрах) для цілей власного споживання)зокрема зарпавки ТЗ або генераторів або іншої техніки) не потребує отримання ліцензіїї на зберігання пального для потреб власного споживання згідно ст.28 Закону 3817 .

Проведення:

Оприбуткування пального — Дт 203 – Кт 631

Списання пального на витрати — Дт 23, 91, 92, 93 – Кт 203

Списання пального здійснюється лише після його фактичного використання відповідно до пробігу автомобіля або мотогодин роботи техніки, а не в момент заправки каністри. До моменту використання пальне, що знаходиться в каністрах, продовжує обліковуватися як залишок підприємства.

Якщо підприємство не зможе підтвердити рух і використання пального, придбаного понад місткість паливного бака, його вартість може бути розцінена як додаткове благо працівника відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text (пп. «а» пп. 164.2.17). У такому разі виникає обов'язок нарахувати ПДФО за ставкою 18 % із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 відповідно до п. 164.5 ПКУ та військовий збір за ставкою 5 % без застосування такого коефіцієнта.

Крім того, якщо не буде підтверджено використання пального в господарській діяльності, підприємство повинно нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ згідно з пп. «г» п. 198.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Раді допомогти, звертайтесь ще!