Порядок обліку доходів та витрат для ІТ-компанії на ЗЕД

Для ІТ-послуг нерезиденту ви можете працювати по інвойсах без окремих актів за умови, що інвойс є первинним документом; дохід у бухобліку визнається за принципом нарахування в періоді фактичного надання послуг, а не за датою оплати, і витрати липня, пов’язані з цими послугами, можна включати до собівартості липневого доходу. Курс НБУ застосовується на дату визнання доходу (або на дату/дати отримання авансу, якщо оплата наперед), а не на дату фактичного надходження валюти при післяоплаті.

Обґрунтування

Інвойс може замінювати акт якщо в договорі прямо передбачено, що інвойс є документом, який підтверджує факт надання послуг, містить усі обов’язкові реквізити первинного документа і виставляється саме за вже надані або надані за визначений період послуги. У такому разі окремий акт не є обов’язковим за умови належного оформлення інвойсу та його оплати.

Дохід юридичної особи визнається за принципом нарахування тобто в тому звітному періоді, коли послуги фактично надані, незалежно від дати оплати. Якщо інвойс складений після фактичного надання послуг, дата доходу має відповідати періоду виконання робіт, а не даті надходження коштів чи складання інвойсу. Це випливає з вимоги відображати операції в періоді їх здійснення та принципу нарахування, закріплених у Законі про бухоблік № 996№ 996.

Якщо інвойс виставляється 10.07 за послуги липня але фактично він «накриває» роботи, що виконуються протягом усього місяця, коректно визнати дохід на дату, коли послуги вважаються наданими за договором. Найчастіше це кінець місяця (31.07.2026) або проміжні дати, якщо договір передбачає поетапне надання. Оплата 15.07 впливає на рух коштів та курсові різниці, але не змінює дату визнання доходу.

Курс НБУ для доходу при експорті послуг визначається за датою події, яка формує дохід. Якщо оплата надходить як аванс, сума авансу при включенні до доходу перераховується у гривню за курсом НБУ на початок дня дати отримання авансу, з подальшим відвантаженням послуг у межах цієї суми п. 6 НП(С)БО 21. Якщо ж оплата здійснюється після надання послуг (постоплата), дохід у валюті перераховується за курсом НБУ на дату визнання доходу (дату надання послуг) п. 5 НП(С)БО 21.

Отже, у вашій ситуації з післяоплатою при наданні послуг протягом липня і визнанні доходу, наприклад, 31.07.2026, дохід у валюті слід перерахувати за курсом НБУ на початок дня 31.07.2026. Курс на 15.07.2026 використовується для обліку заборгованості та курсових різниць, але не для первинного визначення суми доходу.

Витрати на працівників та гіг-спеціалістів є елементами собівартості послуг, якщо вони безпосередньо пов’язані з виконанням ІТ-робіт за цим договором у липні. За принципом нарахування такі витрати визнаються в тому ж періоді, що й пов’язаний з ними дохід, тобто в липні, і включаються до собівартості реалізованих послуг за цей період. До них належать заробітна плата працівників, винагороди гіг-спеціалістам та інші прямі (а за вашою обліковою політикою — і відповідна частка загальновиробничих) витрати липня.

Таким чином, для договору з нерезидентом дохід за липневі послуги ви відображаєте в липні (на дату фактичного завершення послуг, за курсом НБУ на цю дату), а всі липневі витрати, пов’язані з цими послугами чотирьох працівників і восьми гіг-спеціалістів, включаєте в собівартість цього доходу.

Алгоритм дій

1. Закріпіть у договорі та обліковій політиці що інвойс є первинним документом, який підтверджує надання послуг, із зазначенням періоду, обсягу й вартості послуг.
2. Визначте дату визнання доходу за кожним інвойсом як дату фактичного надання послуг за договором (зазвичай останній день періоду, який охоплює інвойс).
3. Перераховуйте валютний дохід у гривню за офіційним курсом НБУ на початок дня дати визнання доходу, якщо оплата є післяоплатою п. 5 НП(С)БО 21.
4. Ведіть облік витрат липня на працівників і гіг-спеціалістів та інші прямі витрати, пов’язані з цим контрактом, і відносіть їх до собівартості послуг липня на дату визнання доходу.
5. Обліковуйте курсові різниці між датою визнання доходу і датою фактичного надходження валюти на банківський рахунок у загальному порядку як фінансові результати, окремо від суми доходу.

Ризики / нюанси

Якщо інвойс охоплює послуги майбутніх періодів, дохід за такою частиною послуг не слід визнавати достроково, навіть якщо інвойс і оплата вже є, і не слід застосовувати курс НБУ раніше, ніж на дату фактичного надання послуг п. 6 НП(С)БО 21.

Якщо частина оплати надходить як аванс, на суму авансу ви перераховуєте дохід за курсом НБУ на дату отримання авансу і прив’язуєте цю частину доходу до відповідного обсягу послуг, що будуть надані, застосовуючи курс на дату/дати авансу п. 6 НП(С)БО 21.

Підсумково, обирайте одну чітку модель визнання доходу й собівартості в обліковій політиці і послідовно її дотримуйтесь.