Проблема з підписом на скан-копіях: чи подавати заново

Якщо скан-копії документів прикріплено як додатки до пояснення в електронній формі (через Е-кабінет), повторно подавати їх лише через відсутність видимого власноручного підпису на сканах зазвичай не потрібно, достатньо накладання КЕП на електронний пакет документів. Виняток — якщо контролюючий орган прямо вкаже на це як на порушення і відмовить, тоді подаєте повторно з виправленням.

Обґрунтування

Для ДПС важливо, щоб подані документи були в електронній формі з накладеним кваліфікованим електронним підписом, а не щоб на кожній скан-копії був видно «мокрий» підпис. Податківці офіційно роз’яснюють, що при поданні пояснень та копій документів щодо ПН/РК скани подаються у форматі PDF/PNG/JPG як додатки до повідомлення, з накладенням КЕП та, за наявності, електронної печатки, і додатково «завіряти» копії написом «Згідно з оригіналом» та підписом не потрібно. Аналогічний підхід застосовують і до інших пакетів документів, які подаються через Повідомлення про подання пояснень та копій документів щодо податкових накладних/розрахунків коригування, реєстрацію яких зупиненоПовідомлення про подання пояснень та копій документів щодо податкових накладних/розрахунків коригування, реєстрацію яких зупинено.

Якщо пакет документів уже відправлено і квитанція №2 підтвердила прийняття, формально обов’язку «переподавати» лише через невиразний підпис на скані немає. Контролери оцінюють достатність документів у сукупності, а не тільки за наявністю рукописного підпису на скан-копії, оскільки сам електронний документ підписаний КЕП ФОП.

Повторна подача потрібна лише тоді, коли: 1) прийде відмова / негативне рішення із прямою вказівкою на неналежне оформлення копій, або 2) ви самі бачите критичну помилку і хочете перестрахуватись. У такому разі має сенс переподати таблицю з тим самим пакетом, але вже зі сканами, на яких чітко видно підпис, або з коректно оформленими копіями.

Підсумково, доки немає офіційної відмови з посиланням саме на цю ваду, достатньо дочекатися рішення за вже поданими документами.