Коректне відображення лікарняного та відпустки у звітності ФОП

Для продовження декретного лікарняного на 14 днів усе показуєте в Об’єднаній звітності за місяць нарахування цієї суми (липень 2026), у Д1 і 4ДФ окремим блоком «декретних», відпустку по догляду до 3 років показуєте лише в Д5, а спецстаж у період відпустки відображаєте в Д6, якщо для цієї посади спецстаж зараховується й у відпустці.

Обґрунтування

1. Продовжений лікарняний по вагітності та пологах у Д1 і 4ДФ

Допомога по вагітності та пологах є страховою виплатою, яка в Д1 показується у місяці її фактичного нарахування та розподіляється за місяцями відпустки по вагітності та пологах. У профільних роз’ясненнях зазначено, що при подовженні «декретного» лікарняного на 14 днів слід у звіті за місяць нарахування сформувати окремий рядок у Д1 з КЗО «42» (або «43» для особи з інвалідністю), вказати місяць і рік, кількість днів декретної відпустки за цей місяць, суму допомоги та ЄСВ.

Оскільки доплата за 14 днів за період 08.05–21.05 нарахована у липні, то в Д1 за липень 2026 вносите один рядок з такими основними параметрами:

Якщо після додавання цих 14 днів до вже нарахованих за травень «декретних» сума за травень менша за МЗП, то в липні можна донарахувати ЄСВ-різницю через окремий рядок з КТН «13» у графі 9 із додатковою базою у графі 18, як це дозволено Порядком нарахування ЄСВ для декретних та порядком заповнення Д1. Порядку №4.

У 4ДФ усю суму допомоги по вагітності та пологах (у тому числі продовження на 14 днів) показують в одному рядку з ознакою доходу «128», у графі 3а – нарахування, 3 – виплату, без заповнення граф 4а, 4, 5а, 5, оскільки ця допомога не є базою для ПДФО та ВЗ. Якщо доплата за 14 днів нарахована і виплачена в липні, цей додатковий лікарняний відображається в 4ДФ за липень 2026 окремим рядком із ознакою «128» для суми липневої доплати. пп. 165.1.1 та пп. 1.7 п. 16

2. Відпустка для догляду за дитиною до 3 років у звітності

Початок і закінчення «декретних» відпусток (у тому числі відпустки по догляду до 3 років) показують лише в Додатку 5 до Податкового розрахунку, з зазначенням відповідного коду категорії застрахованої особи. Для відпустки по догляду до 3 років застосовують код «6» у графі 7, у графі 10 – дату початку / закінчення відпустки, у графі 16 – реквізити наказу. При цьому інші відпустки в Д5 не відображаються. Порядком №4

У Д1 за місяці, коли працівниця перебуває у відпустці для догляду до 3 років і не отримує жодних виплат від роботодавця, працівницю не показують, оскільки немає бази для нарахування ЄСВ. Аналогічно в додатку 4ДФ у повних місяцях без нарахувань працівницю не відображають, бо немає доходу з будь-якою ознакою.

3. Спецстаж у період відпустки для догляду за дитиною

Додаток 6 (ФІЗ-Д6 / Д6) Податкового розрахунку призначений для відображення періодів спеціального стажу, в тому числі періодів, не пов’язаних із фактичною роботою, якщо відповідні закони зараховують їх до спецстажу. Перелік підстав та коди спецстажу наведено в додатку 3 до Порядку №4.

У роз’ясненнях прямо зазначено, що якщо у роботодавця є особи зі спецстажем, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною до 3 (6) років і цей період зараховується до спеціального стажу, щодо них відомості в Додатку ФІЗ-Д6 (Д6) подають на загальних підставах. Тобто, якщо для вашої категорії робіт/посади період догляду за дитиною включається до спецстажу, ви продовжуєте відображати такий спецстаж у Д6 за відповідними місяцями з тим самим кодом підстави.

Підсумовуючи, у вашому випадку: доплату за 14 днів показуєте в липневій Об’єднаній звітності (Д1 і 4ДФ), відпустку по догляду до 3 років – тільки у Д5 датами початку/закінчення, а спецстаж у Д6 відображаєте за місяці відпустки, якщо закон зараховує цей період до спецстажу.