Компенсація витрат на мобільний зв'язок: оформлення та оподаткування

Компенсація працівникам витрат на мобільний зв’язок за особистими SIM-картами та телефонами, як правило, розглядається як їхній оподатковуваний дохід. Така сума підлягає оподаткуванню ПДФО 18% та військовим збором 5%, а ЄСВ не нараховується.

Оскільки договір із мобільним оператором укладений між оператором та працівником, саме працівник є споживачем послуг зв'язку. Тому відшкодування підприємством вартості таких послуг розглядається як дохід працівника у вигляді додаткового блага відповідно до пп. «г» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

ПДФО утримується за ставкою 18% відповідно до п. 167.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Оскільки компенсація виплачується у грошовій формі, коефіцієнт, передбачений п. 164.5 Податкового кодексу України, не застосовується.

Військовий збір утримується за ставкою 5%.

ЄСВ на таку виплату не нараховується, оскільки вона не належить до фонду оплати праці відповідно до Інструкції зі статистики заробітної плати №5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0114-04#Text. Згідно Переліку 1170 п.11 https://zakon.rada.gov.ua/go/1170-2010-%D0%BF на компенсації працівникам за використання для потреб виробництва власного інструменту та особистого транспорту ЄСВ не нараховується.

У додатку 4ДФ така виплата відображається з ознакою доходу «126».

Наприклад, якщо сума компенсації становить 1 000 грн:

ПДФО = 1 000 грн × 18% = 180 грн

Військовий збір = 1 000 грн × 5% = 50 грн

Сума до виплати працівнику = 770 грн.

Для документального оформлення бажано затвердити внутрішнє положення про використання мобільного зв’язку або передбачити відповідні норми в колективному договорі чи іншому локальному документі підприємства.

Працівник подає заяву про компенсацію понесених витрат та документи, що підтверджують їх здійснення: рахунок оператора, деталізацію дзвінків (за наявності), документи про оплату послуг.

На підставі поданих документів керівник приймає рішення про компенсацію витрат, а бухгалтерія здійснює нарахування доходу та утримання податків.

Проведення:

Нараховано компенсацію працівнику як додаткове благо — Дт 92 (93, 949) – Кт 663

Утримано ПДФО — Дт 663 – Кт 641

Утримано військовий збір — Дт 663 – Кт 642

Виплачено компенсацію працівнику — Дт 663 – Кт 311 (301)

Перераховано ПДФО до бюджету — Дт 641 – Кт 311

Перераховано військовий збір до бюджету — Дт 642 – Кт 311

Авансовий звіт у такій ситуації не є обов'язковим документом, оскільки працівник не витрачав кошти, видані під звіт підприємством. Підставою для компенсації можуть бути заява працівника та підтвердні документи щодо понесених витрат на мобільний зв'язок., та можливий звіт у довільній формі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!