Чи допустимо вказувати підписанта без посади у договорах

У договорі зазначення підписанта як «Представник» є правильним, якщо він діє на підставі довіреності. У первинних документах зазначати лише слово «Представник» без посади або реквізитів довіреності небажано.

Відповідно до статті 244 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 представництво може здійснюватися за довіреністю. Тому в договорі цілком коректним є формулювання «Представник [ПІБ], який діє на підставі довіреності №___ від ___», оскільки особа підписує договір як уповноважений представник, а не як керівник чи інший орган юридичної особи.

Щодо первинних документів, то згідно з частиною другою статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text обов’язковими реквізитами первинного документа є, зокрема, посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення, а також їх прізвища.

Тому якщо акт, накладну чи інший первинний документ підписує особа за довіреністю, у реквізиті підпису доцільно зазначати її фактичну посаду, наприклад «Менеджер з логістики», «Юрисконсульт» тощо, або використовувати формулювання «Представник за довіреністю №___ від ___».

Зазначення лише слова «Представник» без посади та без реквізитів довіреності є недоліком оформлення документа, оскільки ускладнює ідентифікацію особи та підтвердження її повноважень на підписання документів від імені підприємства.

Водночас відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 неістотні недоліки в первинних документах не є підставою для невизнання господарської операції, якщо вони не перешкоджають ідентифікації особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Тому за наявності підпису, прізвища особи та можливості підтвердити її повноваження довіреністю відсутність чіткого зазначення посади зазвичай розглядається як неістотний недолік. Проте для мінімізації ризиків під час перевірок доцільно безпосередньо біля підпису вказувати реквізити довіреності або фактичну посаду представника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!