Відновлення первинних документів з новим підписантом: можливості та правила

Дублікат втраченого документа може бути оформлений і підписаний новою уповноваженою особою, яка має право підпису на дату видачі дубліката.

Дублікат документа підписує посадова особа, яка на момент його оформлення має відповідні повноваження. Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/go/z0736-15 (п. 13 глави 11 розділу II), дублікат є повторно оформленим документом, що видається замість втраченого або пошкодженого оригіналу та має однакову з ним юридичну силу. На дублікаті проставляються підписи посадових осіб, які мають право підпису на момент його оформлення.

Тому якщо особа, яка підписувала первинний документ у минулому, вже не працює або втратила відповідні повноваження, дублікат підписує чинний директор або інша особа, уповноважена на підписання таких документів. Відтворювати підпис колишнього працівника або підписувати документ від його імені не можна.

Дата складання дубліката повинна відображати дату первинного документа, оскільки саме вона підтверджує дату здійснення господарської операції. Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text дата складання належить до обов'язкових реквізитів первинного документа.

При оформленні дубліката у правому верхньому куті першої сторінки необхідно зазначити відмітку «Дублікат» відповідно до п. 13 глави 11 розділу II Правил №1000/5. Усі реквізити документа, включаючи текст, номенклатуру, суми, дату складання, реквізити сторін та інші показники, повинні повністю відповідати втраченому оригіналу.

У реквізиті підпису зазначаються посада, власне ім’я та прізвище особи, яка має право підпису на дату оформлення дубліката. За необхідності поряд із підписом може бути зазначена фактична дата підписання дубліката.

Видавати дублікат доцільно на підставі письмового звернення контрагента про втрату документа. Таке звернення зберігається разом з іншими документами підприємства як підтвердження підстав для оформлення та видачі дубліката.

Раді допомогти, звертайтесь ще!