Оформлення видачі спецодягу: податки та законодавчі нюанси

Футболки, спортивні костюми та гумові сабо можуть оформлюватися як засоби індивідуального захисту або як формений (корпоративний) одяг. Якщо одяг залишається власністю підприємства і видається працівникам у користування, ПДФО, військовий збір, ЄСВ та ПДВ при видачі не виникають. Якщо право власності на одяг передається працівникам, виникають податкові наслідки.

Якщо видача обумовлена умовами праці, вимогами безпеки або санітарними нормами, такий одяг може бути оформлений як засоби індивідуального захисту. Видача здійснюється відповідно до ст. 163 КЗпП України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08 та Мінімальних вимог безпеки і охорони здоров'я при використанні працівниками засобів індивідуального захисту на робочому місці https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1494-18#Text. Підприємство затверджує внутрішні норми видачі, веде облік та контролює повернення такого майна.

У разі видачі спецодягу у користування працівникам вартість такого одягу не включається до оподатковуваного доходу працівника відповідно до пп. 165.1.9 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Відповідно ПДФО, військовий збір та ЄСВ не нараховуються. Оскільки право власності не переходить до працівника, операція не є постачанням товару і податкові зобов’язання з ПДВ при видачі також не виникають.

Якщо футболки, костюми чи сабо використовуються для підтримки корпоративного стилю, ідентифікації працівників або виконання вимог внутрішнього дрес-коду, підприємство може оформити їх як формений (корпоративний) одяг шляхом затвердження відповідного положення. Якщо такий одяг залишається власністю підприємства та підлягає поверненню після закінчення строку використання або при звільненні працівника, податкові наслідки будуть такими самими, як і при видачі спецодягу.

Якщо ж одяг передається працівникам у власність без обов’язку повернення, така передача розглядається як безоплатне надання майна.

У цьому випадку вартість негрошового подарунка не включається до оподатковуваного доходу в межах розміру, встановленого пп. 165.1.39 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Сума перевищення оподатковується як додаткове благо відповідно до пп. 164.2.17 Податкового кодексу України.

На суму перевищення нараховуються:

ПДФО за ставкою 18 % із застосуванням натурального коефіцієнта відповідно до п. 164.5 Податкового кодексу України;

військовий збір за ставкою 5 % без застосування натурального коефіцієнта.

ЄСВ нараховується на вартість такого безоплатно переданого майна як виплату працівнику в натуральній формі відповідно до Закону про ЄСВ https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17 та Інструкції зі статистики заробітної плати № 5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0114-04#Text.

Для цілей ПДВ безоплатна передача працівнику одягу у власність є постачанням товару відповідно до пп. 14.1.191 Податкового кодексу України. Податкові зобов’язання визначаються виходячи з бази оподаткування не нижче ціни придбання такого одягу згідно з п. 188.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4551.

Тому з точки зору оподаткування найбільш нейтральним є варіант, коли футболки, спортивні костюми та гумові сабо оформлюються як спецодяг або корпоративний одяг, що залишається власністю підприємства і передається працівникам лише у користування.

Раді допомогти, звертайтесь ще!