Чи можна складати один подорожній лист на місяць

Так, один подорожній лист на місяць із відображенням пробігу за кожний робочий день оформляти можна. Законодавство не вимагає складати подорожній лист щоденно, але для підтвердження господарського використання автомобіля документ повинен містити детальну інформацію за кожен день роботи.

Типові форми подорожніх листів скасовані, тому підприємство або ФОП може самостійно затвердити форму такого документа. Головною умовою є наявність усіх обов’язкових реквізитів первинного документа, передбачених ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

Законодавство не встановлює обов’язкової періодичності складання подорожніх листів. Тому оформлення одного документа за місяць не суперечить вимогам бухгалтерського обліку, якщо в ньому належним чином відображені всі господарські операції відповідного періоду.

При складанні місячного подорожнього листа доцільно передбачити щоденну деталізацію, зокрема:

дата поїздки та маршрут руху;

господарська мета поїздки;

показники спідометра на початок і кінець робочого дня;

пробіг за день;

дані щодо руху пального (залишок, заправка, витрата, залишок на кінець дня);

підпис водія.

За відсутності щоденної деталізації та документального підтвердження господарського характеру поїздок контролюючі органи можуть поставити під сумнів використання пального у господарській діяльності.

У такому випадку вартість використаного пального може бути розцінена як додаткове благо відповідно до пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, що може призвести до нарахування ПДФО за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта та військового збору за ставкою 5%.

Крім того, якщо платник ПДВ не зможе підтвердити використання пального в господарській діяльності, може виникнути обов’язок нарахування компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ згідно з п. 198.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Раді допомогти, звертайтесь ще!