Як правильно оформити акти робіт у вихідний день

Чинне законодавство не забороняє складання первинних документів у вихідні та неробочі дні.

Але з позиції ст. 71, 72, 73 КЗпП для виходу працівника на роботу в такі дні мають бути поважні причини, визначені законом, і такі дні мають бути оплачені за спеціальними правилами.

Якщо ж працівники в цей день на роботу не виходили, а акти складені і підписані цією датою, то при перевірці ДПС може постати питання щодо достовірності первинного документа (адже у вихідний день керівник офіційно не працював).

При перевірці ж органами Держпраці навпаки — постане питання непроведення оплати праці за вихідний день, в який працівник, судячи з підписаних документів, працював.

Щоб нейтралізувати обидва ризики необхідно чітко врегулювати процес документообігу та кадрового обліку:

1. Зафіксувати правила в Обліковій політиці або Положенні про документообіг
Необхідно розділити поняття «дата здійснення операції» та «дата фізичного підписання документа». Первинний документ має відображати операцію у періоді її фактичного завершення.

Приклад формулювання:

«Господарські операції, які завершуються в останній календарний день місяця або мають безперервний характер (оренда, абонентське обслуговування тощо), документуються актами, датованими останнім календарним днем такого місяця, незалежно від того, є цей день робочим чи вихідним за графіком підприємства. Дата акта вказує на момент завершення господарського процесу та визначення звітного періоду для бухгалтерського обліку, а не на день перебування посадових осіб на робочих місцях».

2. Правильно використовувати ЕДО (електронний документообіг)

Сам електронний акт датується останнім (вихідним) днем місяця (наприклад, неділя, 31 травня). Проте директор накладає КЕП у перший наступний робочий день (понеділок, 1 червня). Мітка часу КЕП офіційно підтвердить дату підписання.

В такому випадку ДПС не матиме претензій, адже операція закрита травнем, а податкові зобов'язання та витрати відображені вчасно. Держпраці також не матиме питань, оскільки директор наклав підпис у свій робочий час за графіком, тобто у свій вихідний день він не працював.

Раді допомогти, звертайтесь ще!