Запит податкової: чи надавати копії документів за рік

Ні, надавати копії первинних документів за весь рік не потрібно. Якщо розбіжність між доходом у декларації платника єдиного податку та обсягом постачання за податковими накладними зумовлена різними правилами визначення доходу для ЄП і ПДВ, достатньо надати письмові пояснення та реєстр таких операцій. Документи, які вже подавалися раніше до цього самого контролюючого органу, аожна повторно не надавати, але обов'язково зазначити це в поясненні

Розбіжність між показниками декларації платника єдиного податку та даними ПДВ-обліку для ФОП на 3-й групі є звичайною ситуацією через різні правила визначення моменту виникнення доходу та податкових зобов’язань. Для платників єдиного податку дохід визначається за касовим методом — датою надходження коштів на рахунок або в готівковій формі (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, п. 292.1, п. 292.6). Для ПДВ податкові зобов’язання виникають за правилом першої події — або на дату отримання оплати, або на дату оформлення документа, що підтверджує постачання послуг (Податковий кодекс України, п. 187.1).

Тому якщо міжнародне перевезення виконано у 2025 році, оформлено CMR, акт та зареєстровано податкову накладну, але оплата від замовника станом на 31.12.2025 не надійшла, така операція збільшить обсяг постачання для цілей ПДВ, але не потрапить до доходу платника єдиного податку за 2025 рік.

Відповідно до пп. 73.3.4 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, якщо інформація та копії документів уже подавалися до цього самого контролюючого органу, платник податків має право не подавати їх повторно, а зазначити реквізити листа, яким вони були надані раніше.

Відповідь на запит доцільно надати протягом 15 робочих днів з дня, наступного за днем його отримання (Податковий кодекс України, пп. 73.3.3). У поясненні варто зазначити причину розбіжностей між показниками ЄП та ПДВ і додати реєстр перехідних операцій.

У такому реєстрі доцільно окремо показати суми коштів, отриманих у 2025 році за послугами, наданими у 2024 році, а також суми послуг, оформлених актами та CMR у 2025 році, оплата за якими надійшла або надійде вже у наступних періодах.

Щодо документів, які вже подавалися під час надання пояснень з від’ємного значення ПДВ, можна зазначити, що копії договорів, актів, ТТН, CMR та інших документів повторно не надаються, оскільки вони були направлені до ГУ ДПС листом від відповідної дати із зазначенням номера листа у відповідь на попередній запит контролюючого органу.

Додати варто лише ті документи, які стосуються операцій, що не охоплювалися попереднім запитом і не подавалися раніше. При цьому можна зазначити, що первинні документи в повному обсязі надаються під час проведення документальної перевірки відповідно до п. 85.2 Податкового кодексу України.

Раді допомогти, звертайтесь ще!