Податкові ризики підписання видаткової накладної з запізненням

У наведеній ситуації податкових ризиків немає. Якщо видаткова накладна складена датою фактичного отримання товару — 15.06.2026, а підписана КЕП 22–23.06.2026, тобто в межах того самого звітного місяця, операція відображається в обліку за червень 2026 року. Додаткові документи для підтвердження дати отримання товару не є обов’язковими.

Господарські операції повинні відображатися в бухгалтерському обліку у тому звітному періоді, в якому вони фактично здійснені, на підставі первинних документів (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, ст. 9). Оскільки товар фактично отримано 15.06.2026 і саме цією датою оформлено видаткову накладну, операція належить до червня 2026 року незалежно від того, що електронний документ був направлений контрагентом 16.06.2026, а підписаний покупцем пізніше.

Первинні документи в електронній формі застосовуються у бухгалтерському обліку з дотриманням вимог законодавства про електронний документообіг (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15; Положення 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17, п. 2.2). Дата складання документа та дата накладення кваліфікованого електронного підпису можуть не збігатися. Накладення КЕП підтверджує волевиявлення сторони щодо документа, але не змінює дату здійснення господарської операції, зазначену у первинному документі.

Оскільки підприємство не є платником ПДВ, ризики щодо формування податкового кредиту або своєчасності реєстрації податкових накладних відсутні.

Оформлювати додаткові первинні документи для підтвердження дати отримання товару у цій ситуації не потрібно. Положення 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 передбачає використання внутрішніх документів у випадках, коли первинні документи надходять із суттєвим запізненням, що впливає на своєчасність відображення операцій у бухгалтерському обліку. У вашому випадку накладна буде підписана ще до завершення звітного місяця.

Разом з тим для підтвердження реальності господарської операції доцільно зберігати документи, які підтверджують фактичне отримання товару. Залежно від способу доставки це можуть бути товарно-транспортна накладна (Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, наказ Мінтрансу №363 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0128-98), експрес-накладна перевізника, а також службове листування чи інші документи, що підтверджують передачу товару. Вимога щодо ведення обліку на підставі первинних документів встановлена п. 44.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Раді допомогти, звертайтесь ще!