Закупівля канцтоварів бухгалтером за власні гроші: оформлення та документи

Так, може.

Якщо працівник використав для придбання ТМЦ або послуг власні кошти за дорученням роботодавця, такі витрати підлягають відшкодуванню. Для цього фізособа має прозвітувати за понесені витрати із додаванням підтвердних документів (ст. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21041).

У посадовій інструкції бухгалтера варто вказати пункт про його обов’язок купувати за власні кошти необхідні ТМЦ (ІПК від 04.10.2024 №4700/ІПК/99-00-24-03-03 https://7eminar.ua/news/2027-pracivnik-za-vlasni-kosti-pridbav-kanctovari-robotodavcevi-shho-z-pdfo).

Для отримання компенсації бухгалтер надає оригінали документів, які підтверджують факт оплати та отримання товарів/послуг: фіскальні чеки, квитанції, накладні або акти (пп. 170.9 1 ПКУ).

Якщо розрахунок проводився особистою карткою, обов’язково додається виписка з карткового рахунку (пп. 170.9.2 ПКУ).

Авансовий звіт встановленої форми складати не потрібно.

Він обов’язково подається лише у випадках (пп. 170.9.4 ПКУ):

• виникнення оподатковуваного доходу (з метою розрахунку податку);


• використання готівки понад суму добових витрат.

У Вашому випадку жодної з цих обставин не виникає. Тому достатньо надати документи, що підтверджують оплату та скласти бухдовідку.

В бухобліку:

• Дт 92 Кт 372 – сплачено за поштові послуги


• Дт 209 (22) Кт 372 – придбано канцтовари


• Дт 372 Кт 311 (301)- компенсували кошти бухгалтеру.

Раді допомогти, звертайтесь ще!