Безпечні договори для списання пального у благодійних фондах

Найбезпечніший варіант без нотаріального посвідчення — укласти з працівником письмовий договір позички автомобіля, тобто безоплатного користування транспортним засобом.

За таким договором благодійний фонд зможе обґрунтовано списувати пальне на статутну діяльність як власні витрати, без виникнення оподатковуваного доходу у працівника у вигляді додаткового блага.

Договір позички автомобіля не потребує нотаріального посвідчення. Відповідно до ч. 4 ст. 828 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 нотаріальному посвідченню підлягають договори позички транспортних засобів за участю фізичної особи, крім наземних самохідних транспортних засобів. Оскільки легкові та вантажні автомобілі належать до наземних самохідних транспортних засобів, письмового договору позички з працівником достатньо.

За договором позички користувач отримує річ у безоплатне користування та повинен підтримувати її у належному стані, а також нести витрати, пов’язані з її використанням, відповідно до ст. 827, ст. 833 та ст. 801 Цивільного кодексу України. Тому благодійний фонд може самостійно придбавати пальне для такого автомобіля та списувати його за наявності документального підтвердження зв’язку поїздок зі статутною діяльністю.

Договір оренди у цій ситуації менш зручний, оскільки згідно з ч. 2 ст. 799 Цивільного кодексу України договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню.

Якщо компенсувати працівнику пальне без договору позички або оренди, така компенсація скадає додаткове благо працівника за підп. «г» підп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Для благодійного фонду як неприбуткової організації виплати фізичним особам без належного договірного та статутного обґрунтування також створюють ризик для неприбуткового статусу відповідно до підп. 133.4.2 Податкового кодексу України.

Якщо пальне компенсується без договору позички, сума компенсації оподатковується як додаткове благо. Натуральний коефіцієнт ПДФО для ставки 18% становить 1 / (1 − 0.18) = 1.219512. База оподаткування ПДФО = вартість пального × 1.219512. ПДФО = база оподаткування ПДФО × 18%. Військовий збір без коефіцієнта = вартість пального × 5%.

Якщо благодійний фонд придбає пальне самостійно, то заправляти транспорт працвника, який не перебуває в оренді або позичці , неможливо, адже за підпунктом 14.1.212 ПКУ це є передачею пального. що прирівнюється до реалізаціїї - тобто виникає порушення у вигляді відсутності ліцензіїї та реєстраціїї платником акцизного податку.

Тому, вибір може бути між такии варіантами:

1) компенсація використання працівником власного автотранспорту з оподаткуванням ПДФО та військовим збором такої компенсаціїї.

або - 2) укладення договору позички, і тоді благодійний фонд самостійно придбає пальне та заправляє позичений транспортний засіб за свій рахунок.

Отже, для підтвердження правомірного списання пального потрібно оформити письмовий договір позички автомобіля. У ньому слід прямо зазначити, що автомобіль використовується для виконання статутних завдань благодійного фонду, наприклад для доставки гуманітарної допомоги, а витрати на пальне та обслуговування несе фонд.

Також оформлюється акт приймання-передачі автомобіля із зазначенням технічного стану авто, показників спідометра та кількості пального в баку на момент передачі у літрах. Це потрібно для контролю залишків пального та уникнення виникнення додаткового блага при поверненні автомобіля.

Керівник фонду видає наказ про використання автомобіля у статутній діяльності, призначення відповідальної особи або водія та затвердження економічно обґрунтованих норм витрат пального на основі технічних характеристик або замірів.

Для списання пального оформлюються подорожні або маршрутні листи власної розробки. Вони повинні містити обов’язкові реквізити первинного документа, передбачені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, зокрема дату, маршрут, показники спідометра при виїзді та поверненні, а також рух пального.

На підставі даних подорожніх листів комісія фонду щомісячно складає акт на списання пального.

Раді допомогти, звертайтесь ще!