Обґрунтування витрат на каву та солодощі для працівників

1) Щодо ПДВ

Якщо компанія купує продукти у платників ПДВ, вона цілком законно може відобразити вхідний податок у складі податкового кредиту — за правилом «першої події» (п. 198.1, п. 198.2 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text).

Головна умова — наявність коректно складеної та зареєстрованої в ЄРПН податкової накладної або документа, що її замінює.

Наприклад, для готівкових покупок чи розрахунків карткою це може бути касовий чек на суму до 200 грн на день без ПДВ (сума з ПДВ — до 240 грн) згідно з п. 201.11 ПКУ. Цю позицію підтверджує й сама ДПС в індивідуальній податковій консультації (ІПК) від 22.12.2023 № 4852/ІПК/99-00-21-02-02.

Складніше з тим, що відбувається далі — коли ці продукти йдуть на частування персоналу чи гостей. Тут податківці зазвичай сумніваються, чи пов'язана така витрата з господарською діяльністю підприємства. Хоча на практиці зв'язок очевидний (приємна атмосфера в офісі впливає на репутацію компанії, її імідж і на лояльність команди), доводити це фіскальним органам без залучення суду доведеться довго.

У податківців є усталений підхід до подібних ситуацій. Якщо вартість таких продуктів закладена у витрати і, відповідно, включається до вартості товарів чи послуг, операції з постачання яких є об'єктом оподаткування (тобто покупці фактично компенсують ці витрати через базу оподаткування ПДВ), такі товари визнаються використаними в господарській діяльності. У такому разі додаткові податкові зобов'язання за п. 198.5 ПКУ нараховувати не потрібно. Ця логіка викладена в ІПК ДПСУ від 24.10.2024 № 4963/ІПК/99-00-21-03-02 та від 22.12.2023 № 846/ІПК/99-00-21-02-02.

Тобто, на думку податківців, єдиний спосіб уникнути компенсаційних зобов'язань з ПДВ — довести, що вартість офісних частувань калькулюється в ціні продукції/послуг підприємства. Оскільки на практиці виконати таку умову (особливо для ІТ-компаній) та документально підтвердити це фіскалам майже нереально, компенсаційних податкових зобов'язань, скоріш за все, не уникнути (виняток — закупівля у неплатників ПДВ).

Для цього підприємству потрібно не пізніше останнього дня звітного періоду скласти та зареєструвати в ЄРПН зведену податкову накладну з типом причини «13» (використання в негосподарській діяльності) на суму вартості придбаних продуктів.

2) Щодо ПнВК

Сама по собі операція з купівлі води, кави та солодощів для офісу не є окремим об'єктом оподаткування ПнВК. Жодних окремих нарахувань податку за ставкою 9% суто на ці товари закон не передбачає. Наслідки залежать виключно від статусу вашого контрагента:

• Якщо постачальник — платник податку на прибуток на загальній системі - жодних податкових наслідків з ПнВК немає. Витрати в межах ліміту 15 тис. грн повністю вільні від оподаткування.
• Якщо постачальник — платник єдиного податку (ФОП або ТОВ на 3 групі) - ця сума потрапляє під розрахунок так званого «ліміту на спрощенців». Відповідно до пп. 135.2.1.15 ПКУ, до бази оподаткування ПнВК за ставкою 9% включається сума придбання товарів (робіт, послуг) у платників єдиного податку протягом року в розмірі, що перевищує 20 % суми витрат від будь-якої діяльності компанії за попередній річний звітний період. Тобто вартість кави та води просто накопичуватиметься разом із рештою виплат іншим єдинникам для контролю цього 20%-го ліміту.

Раді допомогти, звертайтесь ще!