Правила нумерації наказів: чи дозволено використовувати літери

Нумерація наказів ведеться за порядком у межах календарного року; літерні індекси додавати можна, але не для оформлення “пропущених” наказів заднім числом.

Відповідно до пункту 5 глави 3 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцкевого… №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/go/z0736-15 реєстраційний індекс розпорядчих документів формується з порядкового номера в межах календарного року.

Для розмежування груп наказів за призначенням і строками зберігання до порядкового номера можуть додаватися літерні індекси. Таку систему індексації підприємство визначає самостійно і закріплює у власній Інструкції з діловодства. На практиці можуть застосовуватися, зокрема, індекси «-од» або «-з» для наказів з основної чи загальної діяльності, «-к/тр» або «-к/тм» для кадрових наказів, «-в» для наказів про відпустки, «-вд» для відряджень, «-аг» для адміністративно-господарських питань.

Використання літер «а», «б» чи «д» для наказів, які не були зареєстровані вчасно, наприклад наказу № 10-а між наказами № 10 та № 11, прямо не заборонене і окремої відповідальності або штрафів за таке порушення нормативні акти не містять. Водночас такий спосіб порушує хронологічну послідовність діловодства.

У спорах із працівниками, зокрема щодо звільнення чи дисциплінарного стягнення, або під час податкових перевірок наявність наказів із номерами на кшталт «№ 12-а» може поставити під сумнів дату їх фактичного оформлення та реальність подій, які в них зафіксовані.

За ДСТУ 4163:2020 реєстраційний індекс належить до реквізитів документа, що використовуються для його ідентифікації. Основна вимога — кожен документ повинен мати унікальний реєстраційний індекс у межах організації, а спосіб поєднання цифр і літер, зокрема через дефіс або косу риску, підприємство визначає самостійно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!