Дії фермерського господарства при смерті працівника без документів

Співчуваю, це непроста ситуація з точки зору кадрового адміністрування, особливо коли немає прямого зв'язку з родичами.

Головна проблема тут — відсутність офіційного документа (свідоцтва про смерть або витягу з реєстру). На підставі чуток звільняти не можна.

Документальна фіксація відсутності
Поки у вас немає свідоцтва, працівник офіційно вважається таким, що не з'явився на роботу.

Табель обліку робочого часу: Ставимо відмітку «НЗ» (неявка з нез'ясованих причин) або «І» (інші причини неявок). У жодному разі не ставте прогул ("ПР"), оскільки причина відсутності поважна, хоч і сумна.

Акт про відсутність: Комісія у складі працівників ФГ (мінімум 3 особи) може скласти акт про те, що працівник не вийшов на роботу і зв'язок із ним відсутній.

Спроба отримати підтвердження
Оскільки працівник був одиноким, голова ФГ може діяти самостійно:

Звернення до органів РАЦС: Можна надіслати офіційний запит від імені ФГ до органу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання працівника з проханням надати витяг про смерть.

Звернення до поліції або лікарні: Якщо смерть сталася нещодавно, можна уточнити інформацію у місцевих органах поліції.

Зв'язок із сусідами/знайомими: Якщо хтось із них займається похованням, попросіть надати копію свідоцтва (навіть фото у месенджері для початку роботи).

Оформлення наказу про припинення трудових відносин
Тільки після того, як у руках буде копія або оригінал свідоцтва про смерть, видається наказ.

Формулювання: «Припинити трудовий договір з [ПІБ] у зв’язку зі смертю, п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП України».
Дата наказу: Поточна дата (день, коли отримали документ).

Згідно з п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП України»

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n204

Дата звільнення: Дата смерті, зазначена у свідоцтві (навіть якщо це був вихідний або святковий день).

Розрахунок та виплата заробітної плати
Усі кошти (зарплата, компенсація за невикористану відпустку), що належать померлому, мають бути нараховані.

Кому виплачувати? Згідно зі ст. 1227 Цивільного кодексу, суми виплачуються членам сім'ї, а за їх відсутності — входять до складу спадщини.

Згідно зі ст. 1227 Цивільного кодексу

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n5734

Якщо спадкоємців немає: Гроші не можна просто залишити на рахунку або списати. Оптимальний варіант для ФГ — внести ці кошти на депозит нотаріуса (приватного або державного) за місцем відкриття спадщини. Це знімає з ФГ відповідальність за невиплату.

Звітність: У 4ДФ сума нараховується за кодом «101» (зарплата) з ознакою доходу померлої особи, але виплату вказуєте лише тоді, коли фактично перерахуєте її спадкоємцю або нотаріусу.

Трудова книжка
На першій сторінці трудової книжки (якщо вона зберігалася у роботодавця) робиться запис у графі 3: "Роботу припинено у зв’язку зі смертю" з посиланням на наказ та п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП. Оскільки родичів немає, трудова книжка зберігається в архіві підприємства протягом 50 років (якщо не з’являться спадкоємці).

Раді допомогти, звертайтесь ще!