Документи для архіву при ліквідації ТОВ: що потрібно знати

У разі ліквідації ТОВ до архівних установ обов’язково передаються документи тривалого зберігання (з кадрових питань — 75 років) та документи, що належать до Національного архівного фонду (постійного зберігання).

Документи, пов’язані з обчисленням податків, за останні 1825 днів також підлягають упорядкуванню та передачі на зберігання.

Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, розд. XV, гл. 3, п. 3 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n1352 склад документів залежить від їхньої цінності та строків зберігання:

1. Документи з кадрових питань (особового складу):

1). Накази про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво.

2). Особові картки (форма П-2).

3). Особові рахунки з нарахування заробітної плати (або розрахунково-платіжні відомості).

4). Трудові договори (контракти).

5). Невитребувані оригінали трудових книжок (якщо вони зберігалися у роботодавця).

Строк зберігання таки документів 75 років (Правила № 1000/5, розд. VI, гл. 5, п. 1).

2. Документи господарської діяльності (податкові та фінансові):

1). Первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансова звітність, документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів. У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 за період діяльності не менш як 1825 днів (5 років), що передували даті ліквідації, передаються до архіву.

2). Установчі документи: Статут, протоколи загальних зборів учасників, свідоцтва (якщо вони мають історичну цінність і віднесені до Національного архівного фонду — НАФ).

Документи передаються в упорядкованому стані. Основні вимоги згідно з Правилами № 1000/5, розд. VI, гл. 2 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n629
1. Проводиться відбір документів, які підлягають тривалому зберіганню, та тих, що можна знищити (у яких закінчився строк зберігання на момент ліквідації).
2. Оформлення справ: Документи групуються у справи (не більше 250 аркушів у кожній). Аркуші мають бути пронумеровані олівцем у правому верхньому куті. Справа має бути прошита (на 4 проколи) у тверду обкладинку з картону. На початку справи додається внутрішній опис документів, а в кінці — засвідчувальний напис.

3. Складання описів: На всі справи, що передаються, складаються архівні описи (окремо для кадрових документів, окремо для документів постійного зберігання).

Навіть якщо ТОВ вело електронний документообіг, для документів тривалого (понад 10 років) зберігання, зокрема кадрових та зарплатних, паперові оригінали залишаються обов’язковими. Електронна форма для них є лише дублюючою.

Документи НАФ (постійного зберігання) передаються до відповідної державної архівної установи або архівного відділу міської ради. Документи з кадрових питань та тимчасового зберігання передаються до так званого «Трудового архіву» (архівна установа сільської, селищної або міської ради, створена саме для зберігання документів ліквідованих підприємств).