Штраф за тримання грошей під звітом під час відпустки

Штрафу за порушення строків повернення коштів у вашій ситуації не буде. Оскільки директор повертає кошти 4 березня, вона вкладається у граничні строки, встановлені Податковим кодексом України (до кінця місяця, наступного за місяцем завершення цивільно-правової дії).

Згідно з пп. 170.9.3 Податкового кодексу України, у разі виконання окремих цивільно-правових дій за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти під звіт, підтвердження витрат та повернення надміру витрачених коштів здійснюється до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує виконання такої дії.

https://7eminar.ua/news/1436-pidzvitni-kosti-obmezennya-vimogi-ta-pomilki

У вашому випадку

Кошти видані у лютому 2026 року.
Навіть якщо вважати лютий місяцем «завершення» (оскільки закупівля не відбулася через відпустку), граничний строк повернення коштів — 31 березня 2026 року.
Повернення коштів 4 березня 2026 року повністю відповідає вимогам закону.

Для приватних підприємств норми Інструкції Мінфіну №59, яка вимагає повертати кошти протягом трьох банківських днів після завершення відрядження або закупівлі, мають лише рекомендаційний характер. Обов'язковими вони є тільки для державних органів та установ, що фінансуються з бюджету. Приватні компанії керуються строками, визначеними Податковим кодексом України.

Раді допомогти, звертайтесь ще!