1. Потрібно розрахувати норму списання пального (дизпаливо) та затвердити Оскільки загальнодержавних норм витрат немає, у підприємств є свобода вибору, що саме вважати за норму. Тож суб'єктам господарювання варто зафіксувати власним наказом своє рішення. Допомогти в цьому можуть оприлюднені ДП «ДержавтотрансНДІпроект»:
- Методичні рекомендації з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою https://insat.org.ua/files/services/ldvpe/6/metod.pdf
- Базові норми витрат (доповнення до Методичних рекомендацій) https://insat.org.ua/files/services/ldvpe/6/baz.pdf
Або ж можна замовити у цьому держпідприємстві розроблення тимчасової індивідуальної базової лінійної норми витрати палива. ДП є фаховим інститутом Міністерства розвитку громад, територій та інфраструктури України у галузі автомобільного транспорту.

2. Яким би способом не були розроблені норми витрати ПММ для будівельної техніки, які підприємство використовує у своїй діяльності, воно повинне пам’ятати, що списувати на витрату ПММ йому доведеться шляхом оформлення первинного документа, який підтверджуватиме фактичне витрачання палива.Хто не захотів заново «винаходити велосипед», той досі благополучно користується подорожніми листами. Тим більше що вони можуть послужити вам не тільки для списання пального, а й для обліку роботи водіїв і виконаної транспортним засобом роботи.Що це буде за первинний документ — залежить від використовуваного агрегату і способу обліку його роботи. Але щоб списати ПММ на його роботу, у такому первинному документі обов’язково мають бути зазначені:— який обсяг ПММ списується в межах норм за виконання одиниці роботи (обробки 1 га землі, перевезення 1 т вантажу тощо);— загальний обсяг виконаної роботи (пробіг, обсяг перевезеного вантажу або виконаної роботи (обробленої землі), відпрацьованих годин);— нормативна і фактична витрата палива за виконану роботу за зміну;— дані про рух пального (залишок палива на початок зміни, витрату, залишок на кінець зміни) тощо.І вже на підставі такого документа проводити списання ПММ.

3. Подорожні листи вже давно втратили статус обов’язкового документа. Але на практиці подорожні листи виконують важливу функцію документального підтвердження витрат на пальне. https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list
Оформлювати подорожній лист можна раз на місяць, але місячний подорожній лист однаково має фіксувати щоденні витрати паливно-мастильних матеріалів (ПММ). Вартості пального в подорожньому листі зазначати не потрібно.
Наразі законодавство не вимагає від підприємств оформляти подорожні листи щодня. Тобто вони мають право їх складати раз на тиждень або й раз на місяць. Але місячний подорожній лист однаково має фіксувати щоденні витрати ПММ.
Якщо ви обираєте такий варіант оформлення подорожнього листа, то варто пам’ятати, що просто зазначити показники спідометра на початок / кінець тижня / місяця і вивести загальний пробіг за тиждень / місяць та загальні витрати палива буде недостатньо. Принаймні при такому підході варто бути готовим сперечатися з податківцями за підтвердження витрат ПММ.
Такий подорожній лист, вважаємо, повинен усе одно заповнюватися щодня, і в ньому слід відображати щоденні показники спідометра (при виїзді та поверненні), щоденний маршрут, пробіг автомобіля за день, витрату пального за день.

Оскільки типові форми для будівельних машин (№ЕБМ-2, №ЕБМ-3) втратили чинність ще у 2021 році, підприємство має розробити власну форму документа (наприклад, «Рапорт про роботу спецтехніки» або «Подорожній лист автокрана»).

4.ТТН Якщо ваш автокран не просто працює на об'єкті, а й перевозить вантаж по дорогах загального користування (наприклад, кран-маніпулятор). ТТН є обов’язковою при наданні послуг з перевезення на договірних засадах.
Не потрібна: Якщо ви надаєте послуги саме з оренди/експлуатації техніки (підйомні роботи), а кран пересувається до місця роботи порожнім. У цьому разі виконання послуг підтверджується Актом наданих послуг, а робота техніки — рапортом.

5. Для правильного списання пального при наданні послуг автокрана вам необхідно використовувати самостійно розроблені первинні документи, що підтверджують роботу техніки та фактичні витрати палива. Змінного рапорту може бути достатньо, якщо він містить усі обов'язкові реквізити. ТТН у більшості випадків для роботи автокрана не потрібна.

Раді допомогти, звертайтесь ще!