Використання електронного документообігу при усних договорах з ФОП

Так, це можливо, але з певними юридичними та податковими застереженнями.

ЮО на ЗС може обмінюватися електронними первинними документами (актами, рахунками) навіть без укладання великого письмового договору, проте для уникнення претензій з боку ДПС та забезпечення доказової бази в суді рекомендується зафіксувати умови електронного документообігу (ЕДО).

Згідно з Цивільним кодексом України, ст. 205 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1165 правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Водночас ст. 208 ЦКУ вимагає, щоб правочини між юридичними особами, а також між юридичною особою та фізичною особою (зокрема ФОП), укладалися у письмовій формі (крім тих, що повністю виконуються в момент вчинення).

Електронний документ, підписаний КЕП, за законом прирівнюється до письмового (Закон №851-IV, ст. 8). Тому, якщо ви обмінюєтеся електронними актами чи рахунками, ви фактично вже дотримуєтеся письмової форми.

Законодавство не містить жорсткої вимоги щодо обов'язкового укладання окремого договору про ЕДО. Закон № 851-IV, ст. 14 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n83 зазначає, що ЕДО здійснюється відповідно до законодавства або на підставі договорів. Однак, податківці та суди часто звертають увагу на те, чи погодили сторони використання електронного підпису та конкретні канали зв'язку. Без такого погодження в основному договорі або додатковій угоді можуть виникнути складнощі з підтвердженням витрат або реальності операції при перевірках ДПС.

Якщо ЮО не бажає укладати повний текст договору, то можна використовувати модель рахунку-оферти:

1. ФОП надсилає електронний рахунок, у якому зазначено: «Оплата цього рахунку означає згоду з умовами поставки та порядком електронного документообігу (визнання КЕП як аналога власноручного підпису)».

2. Оплата або підписання акту КЕП вважається акцептом (прийняттям умов) відповідно до Закону «Про електронну комерцію», ст. 11.

Але навіть при усній домовленості, щоб операція була законною для обліку, електронний акт або накладна повинні мати всі обов'язкові реквізити, визначені Законом про бухоблік, ст. 9:

Раді допомогти, звертайтесь ще!