Оформлення безкоштовного користування автомобілем та компенсація витрат на паливо

Так, на період відрядження директора на власному автомобілі можна укласти договір позички з компенсацією вартості пального. За належного оформлення таке відшкодування не буде вважатися додатковим благом і не оподатковуватиметься.
Відповідно до статті 827 Цивільного кодексу України, договір позички дозволяє безоплатно передати майно для користування іншій стороні. Якщо об'єктом є автомобіль, що використовується для службових цілей, такий договір укладається у письмовій формі без необхідності нотаріального посвідчення (стаття 828 Цивільного кодексу України). У разі використання автомобіля директора за договором позички, він вважається службовим транспортом на час відрядження, а витрати на пальне, придбане працівником, відшкодовуються як витрати на відрядження.
Для підтвердження витрат та правомірного відшкодування організації необхідно мати такі документи:
– договір позички, укладений у письмовій формі; – акт приймання-передачі автомобіля; – наказ про відрядження із зазначенням використання автомобіля, переданого за договором; – подорожній (маршрутний) лист із зазначенням маршруту, пробігу та розрахунком витрат пального; – звіт про використання коштів (авансовий звіт) із доданими до нього документами; – чеки з АЗС або інші документи, що підтверджують придбання пального. Якщо пальне придбавав директор як підзвітна особа, спалчував карткою і надав звітні документи - виписку банку, чеки з азс, а у разі оплати готівкою - фіскальні чеки з АЗС та авансовий звіт - відповідно о 170.9.4 ПКУ.
Норми витрат пального визначаються благодійною організацією самостійно. Можна використовувати:
– дані заводу-виробника із технічної документації; – базові норми витрат пального, рекомендовані ДП «ДержавтотрансНДІпроект»; – результати контрольних замірів, оформлені актом комісії та затверджені наказом по організації.
Списання пального має здійснюватися в межах затверджених норм. У разі перевищення норм без обґрунтування, податкові органи можуть визнати таке відшкодування додатковим благом і вимагати оподаткування за ставками ПДФО (18%) та військового збору (5%) відповідно до пункту 164.1.17 Податкового кодексу України.
Проведення: Передача автомобіля в позичку – позабалансово
Компенсація витрат на пальне – Дт 92, 949, 949 – Кт 372

Раді допомогти, звертайтесь ще!