На нашу думку, фізособа могла оплатити платні дороги з Вашої КПК і надати Вам підтверджуючі документи, як підзвітна особа.

Відповідно до пп.8 п.14 Постанови НБУ № 18, яка регулює валютні розрахунки на час дії військового стану, дозволено оплачувати товари, послуги та роботи за кордоном з використанням електронних корпоративних платіжних засобів (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0018500-22/ed20240910#Text):

• з усіх гривневих рахунків клієнта банку — в екв. 150 тис. грн на календарний місяць (не обмежуються СГ, що здійснюють міжнародні перевезення вантажів на підставі документів, що дають на це право),

• без обмеження суми з усіх рахунків клієнта банку, відкритих в іноземній валюті

Тобто, НБУ допускає здійснення платежу, наприклад, в євро чи злотих з гривневої карти.

ПКУ визначає наступне в ст. 170 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3965):

"170.9.1. ...До підтвердних документів належать:

транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

інші документи, що засвідчують вартість витрат."

На підставі цих документів Ви визнаєте витрати у себе в обліку:

Дт 23, 91, 92, 93 Кт Кт 632 -- витрати за користування платними дорогами (на підставі інвойсу та авансового звіту працівника)

Дт 632 Кт 333 - оплата з КПК (гривневої) але сума в валюті х курс НБУ

Дт 333 Кт 311 - списана гривня

Дт 942 Кт 333 - списані витрати (збиток) по конвертаці валюти.

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!