Як уникнути ризиків при підписанні документів директором і ФОП

Щоб уникнути конфлікту інтересів, договори між ФОП і ТОВ повинні підписувати різні особи. Якщо ФОП одночасно є директором ТОВ, рекомендується:

Уповноважити іншу особу (за довіреністю) підписувати договори від імені ТОВ
Використовувати письмову довіреність (нотаріальне посвідчення потрібне лише в окремих випадках)
Чітко прописувати умови договорів, права та обов’язки сторін
Документально підтверджувати всі операції первинними документами
Для зниження ризиків при поєднанні ФОП і ТОВ критично важливо уникати самопідписання договорів — одна особа не повинна представляти обидві сторони угоди, тому варто оформити довіреність на іншу особу для підписання документів від імені однієї зі сторін.

Українське законодавство не забороняє одній особі одночасно бути зареєстрованим як ФОП та бути засновником чи директором ТОВ. Однак, важливо розуміти, що ФОП та ТОВ є окремими суб’єктами господарювання, які повинні діяти незалежно один від одного. Основний ризик при поєднанні цих форм бізнесу — можливість звинувачення у дробленні бізнесу з метою мінімізації податків. Податкові органи можуть кваліфікувати таку діяльність як схему ухилення від оподаткування, якщо буде доведено, що її єдиною метою є зниження податкового навантаження.

Ви не можете підписувати документи за обидві сторони одночасно. Найбільш практичним виходом є делегування права підпису від імені ФОП іншій особі на підставі довіреності. Якщо на ТОВ немає інших працівників, директор може уповноважити представника (навіть не працівника) за довіреністю, проте для ТОВ також важливо отримати згоду загальних зборів на таку співпрацю.

. Делегування підпису на стороні ФОП (рекомендовано) Якщо на ТОВ немає кому делегувати підпис, ви можете зробити це як ФОП.

Як оформити: ФОП видає довіреність на іншу фізичну особу (це може бути родич, знайомий або помічник).
Важливо: Для ФОП зазвичай використовується нотаріальна довіреність, якщо вона стосується широкого кола повноважень, але для підписання господарських документів (накладних, актів) може бути достатньо і письмової довіреності, якщо це передбачено договором. Проте для максимальної безпеки перед банками та ДПС краще мати нотаріальну.
Наказ: ФОП не видає «накази» самому собі так, як це робить юрособа, тому основним документом тут є саме довіреність.

Делегування підпису на стороні ТОВ Навіть якщо у штаті ТОВ немає інших працівників, директор має право уповноважити іншу особу (представника) на підписання конкретного договору або накладних за довіреністю.

Згідно з Цивільним кодексом України, ст. 244, 246, довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це установчими документами, і скріплюється підписом керівника.
Така особа не обов'язково має бути в штаті, але її повноваження мають бути чітко визначені.

Корпоративне погодження (Згода власників) Оскільки директор і ФОП — одна особа, така операція є правочином із заінтересованістю.

Відповідно до Закону «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю», ст. 45, статутом може бути встановлений порядок погодження таких правочинів.
Навіть якщо статут мовчить, рекомендується оформити Протокол загальних зборів учасників, у якому власники ТОВ дають згоду директору на купівлю запчастин у самого себе як ФОП. Це зніме питання щодо конфлікту інтересів та збитків ТОВ

Раді допомогти, звертайтесь ще!