Списати таку заборгованість можна, але оскільки строк позовної давності (1095 днів) ще не минув, таке списання матиме різні податкові наслідки залежно від того, чи застосовує ваша організація податкові різниці. Документально списання оформлюється наказом керівника та бухгалтерською довідкою.

Розглянемо детально порядок дій та наслідки для вашої організації.

1. Який порядок списання?
Статус заборгованості Припинення державної реєстрації ФОП не анулює його зобов'язань. Усі борги, що виникли під час підприємницької діяльності, залишаються за фізичною особою, яка відповідає за ними усім своїм майном. Це прямо передбачено у Податковому кодексі України, пп. 65.10.4 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1519). Отже, борг не зник, а перейшов від ФОП до фізичної особи.

Коли можна списати борг? Найбезпечніша підстава для списання дебіторської заборгованості — це сплив строку позовної давності, який становить 3 роки (1095 днів) з моменту, коли ви могли вимагати повернення авансу (Цивільний кодекс України, ст. 257). Оскільки оплата була у лютому 2022 року і відлік строку позовної давності відновився лише 04.09.2025, цей строк ще не минув. Він тільки почав відліковуватися з 04.09.2025.

Списання заборгованості до спливу строку позовної давності можливе, але її потрібно визнати безнадійною. Для цілей оподаткування податком на прибуток перелік ознак безнадійної заборгованості є вичерпним і наведений у Податковому кодексі України, пп. 14.1.11 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256). На жаль, ситуація, коли ФОП припинив діяльність, а фізична особа перебуває за кордоном, прямо не підпадає під ці ознаки.

Податкові наслідки списання Наслідки залежать від того, чи є ваша організація платником податку на прибуток, який застосовує податкові різниці (річний дохід понад 40 млн грн або добровільне рішення).

Якщо організація НЕ застосовує податкові різниці («малодохідник»): Списання заборгованості відображається у фінансовому обліку як витрати і безпосередньо зменшує фінансовий результат до оподаткування. Жодних коригувань робити не потрібно.
Якщо організація застосовує податкові різниці («великодохідник»): Оскільки заборгованість не відповідає ознакам безнадійної згідно з ПКУ, при її списанні необхідно буде збільшити фінансовий результат до оподаткування на всю суму списаного боргу (Податковий кодекс України, пп. 139.2.1). Це означає, що сума списання не зменшить базу оподаткування податком на прибуток.
2. Як оформити документально?
Для списання заборгованості необхідно підготувати пакет внутрішніх документів:

Бухгалтерська довідка. Це основний документ, в якому слід детально описати ситуацію:реквізити платіжного доручення, яким було перераховано аванс;
сума заборгованості;
обставини, через які послуги не були надані (відсутність договору, припинення діяльності ФОП);
інформація про припинення ФОП (на основі витягу з ЄДР);
заходи, яких вживала організація для стягнення боргу (якщо були);
причина списання (наприклад, «у зв'язку з неможливістю стягнення та економічною недоцільністю подальших дій»).
Наказ керівника. На підставі бухгалтерської довідки керівник видає наказ про списання дебіторської заборгованості з балансу.
Додатки. До бухгалтерської довідки варто додати копії документів, що підтверджують викладені факти:копія платіжного доручення;
витяг з Єдиного державного реєстру про припинення підприємницької діяльності ФОП.
3. Які бухгалтерські проводки?
Відображення виданого авансу (було зроблено у лютому 2022 року):

Дт 371 "Розрахунки за виданими авансами"
Кт 311 "Поточні рахунки в національній валюті"
Списання безнадійної дебіторської заборгованості (на дату наказу): Оскільки резерв сумнівних боргів не створювався, списання здійснюється безпосередньо на витрати періоду.

Дт 944 "Сумнівні та безнадійні борги"
Кт 371 "Розрахунки за виданими авансами"
Облік списаної заборгованості на позабалансовому рахунку: Списану заборгованість необхідно обліковувати на позабалансовому рахунку 071 "Списана дебіторська заборгованість" протягом не менше трьох років з дати списання для спостереження за можливістю її стягнення у разі зміни майнового стану боржника.

Дт 071 "Списана дебіторська заборгованість"

Раді допомогти, звертайтесь ще!