На нашу думку, якщо працівнику у вересні помилково перераховано кошти, а повернення відбулося лише в жовтні, то формально виникає оподатковуваний дохід (ПДФО і військовий збір), оскільки кошти не були повернуті у встановлений строк

Порядок і строки використання готівки, виданої під звіт, визначені пунктом 19 розділу II Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#n47

Готівкові кошти можуть видаватися під звіт:

на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини - на строк не більше 10 робочих днів;

на закупівлю брухту чорних і кольорових металів - на строк не більше 30 робочих днів;

на інші виробничі (господарські) потреби - на строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання коштів.

У випадку, коли у вересні підприємство помилково відшкодувало кошти не тому працівнику, а в жовтні помилку виявлено та кошти повернено, фактичного доходу у фізичної особи не виникає. Таке перерахування вважається технічною помилкою бухгалтера, а не виплатою у межах трудових відносин чи відшкодуванням підзвітних сум, тому підстав для нарахування ПДФО та військового збору немає.

Водночас, на практиці під час перевірок довести факт помилки може бути складно, оскільки податкова орієнтується на сам факт виплати коштів працівнику.

Таку операцію можуть розцінити як несвоєчасне повернення підзвітних сум (оподатковуваний дохід за пп. 164.2.11 ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627.

Раді допомогти, звертайтесь ще!