Оподаткування доходу фізичної особи (ПДФО та Військовий збір)
При купівлі автомобіля у фізичної особи ваше ТОВ виступає податковим агентом. Це означає, що ви зобов'язані утримати та сплатити податки з доходу продавця.

Ставка податків: Оскільки ви купуєте вантажний автомобіль, дохід від його продажу оподатковується за ставкою 5% ПДФО та 5% військового збору (ставка ВЗ діє з 1 грудня 2024 року) незалежно від того, який це продаж для фізособи протягом року (Податковий кодекс України, п. 173.1, п. 173.2).
База оподаткування: Податки утримуються із суми, зазначеної в договорі купівлі-продажу, але ця сума не може бути нижчою за оціночну вартість автомобіля (Податковий кодекс України, абз. 2 п. 173.1). Тому для купівлі вантажного авто у фізособи обов'язково потрібен звіт про експертну оцінку.
Обов'язок продавця: Фізична особа-продавець повинна вказати у договорі купівлі-продажу (або в окремій заяві) інформацію про черговість продажу транспортного засобу протягом року. (Податковий кодекс України, п. 173.3).
Документальне оформлення купівлі
Для купівлі та постановки автомобіля на баланс вам знадобляться такі документи:

Договір купівлі-продажу, укладений у письмовій формі. Його можна оформити безпосередньо в сервісному центрі МВС.
Акт приймання-передачі транспортного засобу.
Звіт про незалежну (експертну) оцінку вартості автомобіля.
Технічний паспорт на автомобіль (свідоцтво про реєстрацію).
Документи, що підтверджують оплату фізичній особі (платіжна інструкція, видатковий касовий ордер).
Документи, що підтверджують сплату утриманих ПДФО та ВЗ до бюджету.
3. Бухгалтерський облік
Підхід вашої бухгалтерки є абсолютно правильним і відповідає національним стандартам.

Капіталізація витрат: Усі витрати, безпосередньо пов'язані з придбанням автомобіля та доведенням його до стану, придатного для використання за запланованим призначенням, збираються на субрахунку 152 «Придбання (виготовлення) основних засобів». До таких витрат належать:

Договірна вартість автомобіля.
Реєстраційні збори та інші обов'язкові платежі.
Витрати на переобладнання (вартість робіт, запчастин тощо). Це прямо передбачено Національним положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», п. 8.

Бухгалтерські проведення:

Дт 152 — Кт 685 — відображено вартість придбаного автомобіля.
Дт 685 — Кт 641/ПДФО, 642/ВЗ — утримано податки з доходу фізособи.
Дт 685 — Кт 311 — сплачено кошти фізособі-продавцю.
Дт 641/ПДФО, 642/ВЗ — Кт 311 — перераховано утримані податки до бюджету.
Дт 152 — Кт 631, 685, 20, 22 — відображено витрати на переобладнання, реєстрацію та інші супутні витрати.
Введення в експлуатацію: Лише після завершення всіх робіт з переобладнання та отримання відповідних документів автомобіль вводиться в експлуатацію як єдиний об'єкт основних засобів (вже як пасажирський) на підставі Акта введення в експлуатацію ОЗ.

Дт 105 «Транспортні засоби» — Кт 152 — введено автомобіль в експлуатацію за первісною вартістю, що включає всі капіталізовані витрати.
4. Порядок дій: реєстрація та переобладнання
Це ключовий момент, де потрібно чітко дотримуватися процедури. Ваша бухгалтерка правильно зауважила, що дозвіл на переобладнання отримує власник.

Правильна послідовність:

Купівля та отримання права власності. Ви укладаєте договір купівлі-продажу, підписуєте акт приймання-передачі. З цього моменту ТОВ є власником автомобіля, але це право ще не зареєстроване державою.
Первинна реєстрація на ТОВ. Протягом 10 діб після придбання ви зобов'язані зареєструвати автомобіль на ТОВ у сервісному центрі МВС. Автомобіль буде зареєстрований як «вантажний» відповідно до наявних документів.
Отримання дозволу на переобладнання. Після того, як ТОВ стало зареєстрованим власником, ви подаєте заяву до уповноважених органів (наприклад, ДП «ДержавтотрансНДІпроект» або інші акредитовані установи) для отримання висновку про можливість переобладнання.
Проведення переобладнання. Виконуєте технічні роботи на СТО, що має відповідні дозвільні документи.
Перереєстрація після переобладнання. Після завершення робіт ви звертаєтесь до сервісного центру МВС для перереєстрації автомобіля. На підставі документів про переобладнання в техпаспорт вносяться зміни, і тип транспортного засобу змінюється на «пасажирський».
Таким чином, намагання здійснити переобладнання до реєстрації автомобіля на ТОВ є юридично некоректним, оскільки ваше підприємство ще не є повноправним власником в очах держави, і вам не нададуть дозвіл на такі дії.

Раді допомогти, звертайтесь ще!