Документи для перевезення вантажу та пасажирів: оформлення і звітність

1) Документи, необхідні для перевезення вантажу

1. Товарно-транспортна накладна (ТТН)

2. Подорожній лист

3. Акт виконаних робіт

4. Заявка на перевезення вантажу

5. Товаросупровідні документи (видаткові накладні, специфікації, пакувальні листи.

При цьому, звісно, потрібно деталізувати в акті кожне перевезення - в номенклатурі зазначаєте дані про маршрут, номер авто та причепу, дату перевезення, інші дані згідно з умовами господарського договору, адже ж будь який первинний документ повинен містити такий реквізит як «зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції» (ч.2 ст.9 Закону про бух/облік, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 ).

Виходячи із специфіки здійснення операцій, потрібно мати в якості додатків до актів наданих послуг специфікацію на кожне перевезення (можливо це буде наряд – замовлення). Та якщо згідно з договором перевезення одиниця виміру прив’язана до обсягу перевезення, тобто в тонах, така одиниця виміру повинна фігурувати як в специфікації (або у наряді – замовленні ).

Транспортна первинка: облік у перевізника https://7eminar.ua/news/1648-transportna-pervinka-oblik-u-pereviznika

Скласти та заповнити товарно-транспортну накладну (ТТН) - це обов'язок вантажовідправника, зазначений в п. 51-1 Закону України від 05.04.2001 № 2344-III «Про автомобільний транспорт» (далі – Закон №2344).

Додатково у матеріалі: https://7eminar.ua/news/4920-tovar-zabirayut-pokupci-vlasnim-transportom-abo-cerez-pereviznika-komu-vipisuvati

2) Діюче трудове законодавство не зобов’язує роботодавця організовувати доставку працівників на роботу/з роботи. Тобто це виключно ініціатива (звісно вона здебільшого є вимушеною) роботодавця.

Зауважимо, що роботодавець має право організувати доставку на роботу/з роботи не всім, а лише певним (окремим) працівникам. Кому саме і з якої причини — в такому випадку прописується в наказі про організацію перевезення працівників до місця роботи і назад.

В цьому ж наказі варто прописати якими саме транспортними засобами буде здійснюватися таке перевезення, а також графік і маршрут такого перевезення.

По суті, організовуючи доставку працівників до місця роботи і назад, підприємству доведеться пропрацювати такі моменти:

1. Потрібно «узаконити» сам факт використання автомобіля для потреб підприємства (подати повідомлення за ф. 20-ОПП).

2. Мати підтвердження використання ПММ для доставки працівників на роботи/з роботи.

3. Довести «господарський» статус витрат на перевезення співробітників до місця роботи і назад.

4. Вирішити питання оплати праці працівника за виконання функції водія.

5. Врахувати, що зазвичай податківці безоплатну доставку працівників до місця роботи і назад розцінюють як дохід працівника.

Підтвердження використання ПММ на розвезення співробітників.

Якщо керівник:

• видасть наказ по підприємству про організацію розвезення працівників до місця роботи і назад,
  буде затверджений маршрут і графік перевезення,


• на кожне таке перевезення буде оформлений подорожній лист / його замінник,

то придбані для розвезення співробітників ПММ вважатимуться використаними в господарській діяльності підприємства (нараховувати компенсуючий ПДВ не потрібно).

ПДФО/ВЗ

Якщо роботодавець організовує безоплатну доставку співробітників на роботу / з роботи, то формально в них виникає дохід (п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ). При чому податківці вважають, що вартість перевезення, хоча і не є додатковим благом, але оподатковується ПДФО і ВЗ у складі інших оподатковуваних доходів на підставі п.п. 164.2.20 ПКУ.

Є «традиційний» спосіб уникнення оподаткування через неможливість персоніфікації одержувачів доходу і визначення суми доходу кожного такого одержувача. Адже, можливо, не всі працівники могли/захотіли скористатися наданою їм можливістю з доставки до місця роботи і назад. І якщо роботодавець не веде обліку тих працівників, які скористалися можливістю безоплатного розвезення, то відсутня об’єктивна можливість визначити достовірно дохід кожного працівника, що скористався послугою доставки. А якщо дохід визначити неможливо, то й питання з ПДФО і ВЗ відпадає саме собою.

Але потрібно дивитися. Якщо це точкове розвезення 4-5 осіб, виходячи з місця проживання яких виписаний маршрут у подорожньому листі, то «неможливість персоніфікації», імовірно, довести буде дуже проблематично.

Зразок: Наказ про перевезення працівників

Раді допомогти, звертайтесь ще!