Оренда вантажного авто: нотаріальне завірення та витрати на пальне

Якщо вантажний автомобіль орендують у ФОП — платника єдиного податку 3 групи в межах його підприємницької діяльності, за судовою практикою достатньо письмового договору без нотаріального посвідчення. Водночас для уникнення податкових спорів щодо витрат безпечніше посвідчити його нотаріально. Якщо орендодавець укладає договір як звичайна фізособа, нотаріальне посвідчення обов’язкове. Витрати на пальне потрібно підтвердити документами про його придбання, оплату та використання в господарській діяльності.

Велика Палата Верховного Суду в постанові від 14.06.2023 у справі №125/1216/20 дійшла висновку, що договір оренди автомобіля між суб’єктами господарювання, зокрема ФОП, у межах їхньої підприємницької діяльності не потребує обов’язкового нотаріального посвідчення. Проте податкові органи під час перевірок нерідко наполягають на застосуванні ч. 2 ст. 799 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, яка передбачає нотаріальне посвідчення договору найму транспортного засобу за участю фізособи. Тому нотаріальне посвідчення дає змогу уникнути спорів щодо форми договору та підтвердження витрат, хоча за зазначеною судовою позицією договір між підприємцями дійсний і без нього.

Для здавання вантажного автомобіля без водія у ФОП — платника єдиного податку 3 групи в реєстрі платників ЄП має бути зазначено КВЕД 77.12 «Надання в оренду вантажних автомобілів». У преамбулі та реквізитах договору орендодавця потрібно вказати саме як підприємця: зазначити статус «ФОП», номер запису в ЄДР, податкову адресу та підприємницький рахунок (IBAN). У такому разі ФОП-орендар не утримує з орендної плати ПДФО за ставкою 18% та військовий збір за ставкою 5%.

Якщо власник передає автомобіль в оренду як звичайна фізособа, договір підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню відповідно до ч. 2 ст. 799 Цивільного кодексу України. Недотримання цієї вимоги робить договір нікчемним за ч. 1 ст. 220 цього Кодексу, а податківці виключать витрати на пально-мастильні матеріали та ремонт. ФОП-орендар у цьому випадку є податковим агентом: утримує з орендної плати 18% ПДФО та 5% військового збору, перераховує їх до бюджету й відображає виплату в додатку 4ДФ з ознакою доходу «127».

Витрати ФОП на загальній системі визначаються за правилами ст. 177 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. За пп. 177.4.1 ПКУ вартість палива й енергії включають до витрат за умови безпосереднього зв’язку з господарською діяльністю та належного документального підтвердження.

У договорі оренди потрібно передбачити передачу автомобіля орендарю у володіння та користування, а також покласти на нього забезпечення автомобіля пальним, витратними матеріалами й підтримання його в робочому стані відповідно до ст. 801 Цивільного кодексу України.

Передачу вантажівки оформлюють двостороннім актом приймання-передачі. У ньому зазначають марку, модель, державний номер, VIN-код, технічний стан автомобіля, поточний пробіг за показниками спідометра/одометра та залишок пального в баку на дату передачі.

Протягом 10 робочих днів після прийняття вантажівки в оренду ФОП має подати до ДПС заяву за формою № 20-ОПП, зазначивши стан об’єкта «8» — орендується. За відсутності форми № 20-ОПП податківці вважають використання автомобіля непідтвердженим і виключають витрати.

Придбання та оплату пального підтверджують касовими чеками РРО/ПРРО із зазначенням форми оплати — готівкою або бізнес-карткою, товарними чеками, видатковими накладними постачальників або платіжними інструкціями, що засвідчують фактичні розрахунки за пальне.

Для підтвердження руху автомобіля та господарської мети поїздок використовують самостійно розроблений подорожній або маршрутний лист, оскільки типову форму подорожнього листа скасовано. У документі зазначають дату складання, маршрут руху — звідки й куди прямував автомобіль, мету поїздки, показники одометра перед виїздом і після повернення, розрахунок витраченого пального в межах норм списання та підпис особи, яка керувала автомобілем. Перевезення вантажів підтверджують товарно-транспортними накладними (ТТН).

Періодично, наприклад раз на місяць, складають внутрішній акт списання паливно-мастильних матеріалів. У ньому узагальнюють дані про фактичний пробіг та визначають обсяг і вартість списаного пального.

Раді допомогти, звертайтесь ще!