Виправлення помилкової індексації: чи потрібна пояснювальна записка

Добрий вечір. Якщо помилково нараховано було працівнику індексацію, як виправити, щоб не було штрафів стосовно 4 ДФ?

ТК

Тимур, консультант

експерт

22.09.2025 | 21:52

Відповідь надано

Штрафів щодо 4ДФ тут не буде. Алгорим дій:

1. Скласти пояснювальну (доповідну) записку за допомогу Збірнику № 7 https://undiasd.archives.gov.ua/doc/zbirnik%20UF.pdf ). При цьому слід памʼяти про ст. 1215 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n5683 , відповідно якої не підлягають поверненню безпідставно набуті зарплата, допомога, якщо їх виплату роботодавець здійснив добровільно, за відсутності рахункової помилки з його боку та недобросовісності з боку працівника.

2. Працівник повертає зайве. Спробуйте поговорити із ним. Можливо, він погодиться повернути суму переплати добровільно (приміром, у рахунок майбутніх нарахувань) на підставі заяви. Якщо в рахунок мабутніх нарахувань зарплати, в Д1 та 4ДФ тих місяців суми будуть відображені згорнуто одним рядком (нарахована зарплата місяця - зайво нарахована індексація).

3. Працівник не повертає зайве. Якщо домовитися не вдалося, стягнути з працівника зайво виплачену індексацію чи вийде. Так, ВС у постановах від 10.07.2019 у справі № 210/440/16-ц https://reyestr.court.gov.ua/Review/82997265 та від 06.05.2020 у справі № 2а-3494/09/2670 https://reyestr.court.gov.ua/Review/89087826 зазначив, що зобов’язання щодо повернення зайво виплачених сум виникає у працівника тільки у випадку:

— або рахункової помилки особи, яка робила таку виплату,

— або недобросовісності набувача такої виплати.

У ситуації з відсутністю вини працівника та відмовою добровільно повернути зайво отримане є два варіанти:

1) стягнути помилково виплачену індексацію з особи, винної у скоєнні нелічильної помилки. Зазвичай це бухгалтер, який помилково нарахував індексацію працівникові;

2) залишити все як є.

Раді допомогти, звертайтесь ще!