Документи для перетину кордону працівника під час відрядження

Для перетину кордону з метою відрядження працівнику необхідні наступні документи:

• завірена копія наказу про відрядження (в наказі про відрядження має бути, зокрема, зазначена мета відрядження, країна, до якої відряджається працівник, та строки відрядження) - Наказ про службове відрядження за кордон;
• діючий закордонний паспорт;
• військово-обліковий документ (дані мають бути оновлені);
• довідка з місця роботи (для підтвердження трудових відносин між працівником та роботодавцем) - Довідка про підтвердження місця роботи.

Для перетину кордону працівником важливо, аби в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів (база «Оберіг») відображалась інформація про відстрочку такого працівника. Якщо у військово-обліковому документі в «Резерв+» в категорії «Бронювання до» відповідна інформація відображається, це свідчить, що в базі «Оберіг» інформація стосовно бронювання є.

Документи, які необхідно оформити для фіксації відрядження:

1. Наказ. Основний документ, який оформлюється в разі направлення працівника у відрядження – це наказ про направлення у відрядження. Складається такий наказ у довільній формі із зазначенням усіх необхідних реквізитів наказу, в ньому слід вказати:

• прізвище, ім’я, по батькові та посаду працівника, якого відправляють у службове відрядження;
• назву населеного пункту, та назву підприємства чи об’єкту, куди направляють працівника;
• цілі відрядження;
• строк відрядження із зазначенням дати початку й закінчення;
• розмір добових;
• інші моменти.

2. Складення звіту. Складання звіту передбачено пп. 170.9.4 ПКУ - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965. Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15#Text. Цим же наказом затверджений порядок складання Звіту.

Звіт обов’язково складається тільки у двох випадках:

• за наявності сум, що підлягають обкладенню ПДФО та військовим збором (далі – ВЗ) згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ;
• у разі витрачання готівки, у тому числі знятої з особистої або корпоративної платіжної картки, понад суму добових витрат.

Строк подання Звіту – до закінчення місяця, що настає за місяцем, у якому працівник завершив відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ).

Крім Звіту, який підтверджує витрати працівника у відрядженні, внутрішніми документами роботодавця може бути передбачено складання працівником звіту про виконання завдань у відрядженні. Цей документ не є обов’язковим, однак на практиці його використовують роботодавці, адже він важливий для внутрішнього контролю працівників, а також може допомогти обґрунтувати зв’язок відрядження з діяльністю підприємства та відсутність у працівника додаткового блага.

3. Оформлення табеля обліку робочого часу - Табель обліку використання робочого часу. У Табелі обліку робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 №489 - https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0489202-08#Text) час знаходження працівника у відрядженні позначають буквеним кодом «ВД», або цифровим кодом «07».

Раді допомогти, звертайтесь ще!