Заголовок тимчасово відсутній

Такі витрати без належного документального підтвердження з господарською діяльністю підлягають оподаткуванню. Адже квитки та послуги готелю надаються конкретній фізособі, а не підприємству.

Згідно з п.44.1 ст.44 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.

Щоб включити такі витрати як витрати на відрядження (чи підзвіт):

1. Службове відрядження - це поїздка найманого працівника на певний строк до іншого населеного пункту (поза місцем його постійної роботи) для виконання службового завдання. У юридичних осіб у службові відрядження можуть їздити ще й члени їх керівних органів, котрі не перебувають у трудових відносинах з такими юрособами (пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 ).

2. Направлення у відрядження здійснюється за наказом/розпорядженням керівника або особи, що його замінює. У наказі обовʼязково зазначають:

· відряджену особу;

· місце відрядження;

· найменування приймаючої сторони;

· строк відрядження (дати виїзду та повернення).

3. Додатково у наказі може бути вказано:

· службове завдання;

· джерело фінансового забезпечення витрат;

· вид транспорту;

· маршрут, якщо працівник виїжджає на автомобілі тощо.

4. Строк відрядження по Україні чинним законодавством не встановлено, тому його визначає керівник або особа, що його замінює.

5. Аванс на відрядження видають у готівковій формі (через касу) або безготівковим способом - перераховують кошти на особисту банківську картку працівника або видають працівникові корпоративну банківську картку роботодавця. Зазвичай аванс відрядженій особі видають до вибуття у відрядження. Якщо ж за обʼєктивних причин вчасно видати аванс до відрядження роботодавець не може, за домовленістю з працівником той фінансує свої витрати власним коштом, а після повернення з відрядження роботодавець їх компенсує згідно з наданими підтвердними документами.

Документальне підтвердження витрат. Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ підтвердними документами є:

- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т.ч. електронні квитки);

- документи на отримані послуги з розміщення та проживання, страхові поліси;

- виписки та/або відомості з рахунку про виконані платіжні операції з використанням платіжних інструментів (зокрема, платіжних карток);

· документи, що підтверджують виконання операцій з використанням платіжних інструментів;

· інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Строк подання відрядженим працівником підтвердних документів - до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він завершив відрядження.

Не потребують документального підтвердження лише добові витрати - на харчування та фінансування інших особистих потреб працівника.

6. Складання та подання авансового звіту. Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, форма якого затверджена наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841, подається працівником до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він завершив відрядження (у паперовій або електронній формі), у разі:

· наявності оподатковуваного доходу;

· використання відрядженим працівником готівки понад суму добових витрат, включаючи готівку, отриману із застосуванням платіжних інструментів (зокрема, платіжних карток). Нагадаймо, що не підлягає оподаткуванню сума добових витрат, яка не перевищує 0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день відрядження.

Тому, у вашому випадку, якщо керівництвом не будуть надані підтверджуючі документи зазначені витрати підлягають оподаткуванню ПДФО та ВЗ.

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає (пп.170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ) .

Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, що видала такі кошти/електронні гроші, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу - за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

У разі коли платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що видала такі кошти/електронні гроші, сума податку утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку. У разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року.

Раді допомогти, звертайтесь ще!