В обох випадках компенсувати витрати по відрядженню на авто можливо

Сума відшкодування платнику податку вартості пального, використаного під час перебування у відрядженні на власному автомобілі, включається до загального оподатковуваного доходу та оподатковується на загальних підставах.

Однак, паливо придбане за підзвітні кошти, оприбутковане на баланс підприємства та списаного відповідно підтверджуючих документів на відрядження працівника на власному автомобілі не є об’єктом оподаткування ПДФО, військовим зборов https://zt.tax.gov.ua/baner/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yu

Отже в обох варіантах, коли використовуєте авто працівника разово у відрядженні або на постійній основі за трудовим договором, компенсувати витрати на пальне можливо. Це питання корпоративного рівня. А от податкові наслідки можуть бути різними.

Варіант 1 – заява працівника на використання власного авто у відрядженні. Наказ на відрядження на власному авто працівника.

Варіант 2 – трудовий договір. Цей варіант є більш пріоритетним.

В обох випадках потрібно оформлювати подорожній листок на авто, встановлювати норми списання пального, прописувати маршрут проїзду у відрядженні та контролювати пробіг і розрахункові документи на заправку пальним. По поверненню працівник має здати подорожні листи та прозвітувати за понесені витрати. З огляду на наведену вище консультацію податківці надають перевагу придбанню за підзвітні суми, а не компенсації понесених витрат на пальне.

Тому висновок один: зможете дотриматися описаного регламенту, ПДФО/ВЗ не буде. Якщо все дотриматися не можете, безпечніше оподаткувати як допблаго. База нарахування ПДФО із коефіцієнтом 1,219512, ВЗ без коефіцієнта.

Раді допомогти, звертайтесь ще!