Заголовок тимчасово відсутній

Так, відомість можна формувати та вести в електронному вигляді. Для цього має бути запроваджено електронний документообіг на підприємстві. Однак, враховуючи, що відомість відноситься до документів тривалого строку зберігання (75 років) вона має бути обов’язково роздрукована на папері та здана в архівне зберігання. Така процедура є актуальною до моменту запровадження електронних архів в Україні.

Накладення електронного підпису, при створенні електронного документа (відомості про нарахування ЗП) - це останній етап, поки документ не підписаний, він не має юридичної сили, тобто потрібно накласти КЕП бухгалтера чи іншої посадової особи.

Електронний підпис містить дані посадової особи та потрібен для ідентифікації підписанта.

Законодавством не передбачено роздрукування електронних документів в обов'язковому порядку. Однак, в разі перевірки податковий інспектор має право затребувати у вас копію електронного документа, тобто його роздруківку. Після того як ви надрукуєте документи, їх потрібно підписати та завірити вашою печаткою (якщо використовуєте).

Щодо порядку підготовки документів постійного і тривалого строків зберігання для архіву / архівного підрозділу підприємства.

Важливо пам’ятати: для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання обов’язково створюють копії з паперовим носієм інформації. Створення електронної та «паперової» форм документа може відбуватися як одночасно, так і в різний час.

У будь-якому разі оформлення копії електронного документа завершується накладанням КЕП особи, яка засвідчує її. Порядок засвідчення копій електронних документів на папері (із визначенням особи, якій надано право засвідчувати ці копії) має бути регламентований в індивідуальній інструкції з діловодства.

Одразу після того, як завершиться експертиза цінності електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створюємо їх засвідчені паперові копії, щоб формувати у справи в паперовій формі та передати на архівне зберігання.

Тепер маємо нове поняття «уповноважений засвідчувач». На підприємстві розробляємо переліки документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також визначаємо уповноважених засвідчувачів служби діловодства та структурних підрозділів, які засвідчують копії документів, що створюються в електронній формі. Переліки документів і список уповноважених осіб затверджуємо розпорядчим документом, наприклад, наказом керівника підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!