Відповідь на запитання: якщо працівник розрахувався гривневою КПК (із можливістю розрахунків в інвалюті), то така операція уважається порушенням валютного законодавства. Згідно з п. 8.3 Інструкції № 492 юрособам і фізособам-підприємцям забороняється використовувати кошти з поточних рахунків із застосуванням КПК для розрахунків за ЗЕД-договорами. Якщо працівник розрахувався валютною КПК, то за загальним правилом використовувати валютні КПК для розрахунків за торговельними ЗЕД-договорами не дозволяється. Однак якщо сума платежу за одним договором протягом одного дня не перевищує незначний розмір(незначним уважається розмір валютної операції, що не перевищує 150 000 грн. в еквіваленті за курсом НБУ на дату здійснення валютної операції (пп. 2 п. 2 Положення № 2 і пп. 7 п. 2 Положення № 5)), то операцію можна провести, не побоюючись наслідків за порушення валютного законодавства (п. 109 Положення № 5). У Вашому випадку працівник оплатив купівлю товарів за рахунок підзвітної суми (готівкова інвалюта або знята із КПК), значить, вартість покупки вважається зайво витраченою сумою. А така сума повинна бути повернута в касу підприємства в законодавчо встановлений строк. Інакше і підприємство, і працівника очікують неприємні наслідки.

Для працівника ця сума буде вважатися зайво витраченими підзвітними коштами, які доведеться включити до його оподатковуваного доходу й обкласти ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта та ВЗ (пп. 164.2.11, п. 164.5, пп. 170.9.1, пп. 1.2 п. 161 підрозд. 10 розд. XX ПК). Підприємство в цьому випадку підпадає під штраф у розмірі 25 % неповерненої підзвітної суми згідно з п. 19 Положення № 148 та абзацом п'ятим ст. 1 Указу № 436.

Якщо ви вирішили не прибуткувати ТМЦ і не карати працівника, то можна знайти спосіб компенсувати його витрати. Наприклад, можна розрахуватися із працівником шляхом збільшення добових (у межах максимуму, що не обкладається ПДФО) або видати йому премію чи матеріальну допомогу.

Якщо ж ви вирішили оприбуткувати привезені товари, то їх можна купити в працівника. Тоді ви виплатите працівнику узгоджену суму з урахуванням утриманого ПДФО, а працівник внесе в касу перевитрату за відрядженням у встановлений строк. У подальшому постарайтеся не допускати подібних ситуацій. Усі працівники повинні бути ознайомлені з Положенням про відрядження та правилами використання інвалюти у відрядженнях.

Раді допомогти, звертайтесь ще!