Довідки ОК-5 та ОК-7: як перевірити офіційну зарплату, страховий стаж і сплату ЄСВ

Працюєте офіційно? Тоді частина інформації про вашу трудову діяльність уже є в державних реєстрах. Але чи знаєте ви, що саме там зазначено? Чи справді роботодавець офіційно показує вашу зарплату? Чи зараховуються всі місяці роботи до страхового стажу? І що робити, якщо на словах роботодавець сплачує за вас ЄСВ, а в реальності з вашого офіційного доходу сплачуються не всі необхідні внески?

Відповіді на частину цих запитань можна знайти у двох документах — довідках ОК-5 та ОК-7.

Що таке Довідка ОК-5 та ОК-7 і як їх отримати

Довідки ОК-5 та ОК-7 – це індивідуальні відомості про застраховану особу з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Обидві довідки формуються з одного державного реєстру та містять інформацію про страховий стаж, суми заробітної плати та сплату страхових внесків:

1. Довідка ОК-5 формується за періоди трудової діяльності з 2000 року (в окремих випадках може бути з 1998 року). У ній відображається інформація щодо набутого страхового стажу та заробітної плати, яка буде врахована при призначенні пенсії.
2. Довідка ОК-7 містить відомості про суми фактично нарахованої заробітної плати / доходу та про страховий стаж за періоди із 2011 року. Найчастіше цю довідку використовують для визначення страхового стажу для розрахунку оплати лікарняних, нарахування допомоги по безробіттю тощо.

Як отримати довідки через ПФУ та Дію дізнавайтесь тут.

Як через довідку ОК-5/ОК-7 перевірити офіційне працевлаштування

Уявімо ситуацію: людина працює продавцем у магазині вже пів року. Вона щодня виходить на зміну, виконує вказівки керівника, має визначений графік та отримує зарплату. Працівник переконаний, що його оформили належним чином, адже роботодавець запевнив, що все офіційно. Проте після отримання ОК-5 або ОК-7 людина не знаходить очікуваних відомостей за відповідний період.Що це може означати?

Можливі різні варіанти:

1. трудові відносини не оформлено;
2. відомості про працівника подано з помилками;
3. звітність ще не відображена або потребує уточнення;
4. роботодавець не виконав певних обов'язків щодо подання відомостей чи сплати внесків.

Що робити працівникові

Насамперед варто перевірити трудові документи, повідомлення про прийняття на роботу, розрахункові листки та інші відомості.

За необхідності можна звернутися до Пенсійного фонду для уточнення інформації, а щодо можливого порушення трудового законодавства – до Державної служби України з питань праці.

Важливо пам'ятати: відповідно до ст. 24 Кодексу законів про працю України працівника не можна допускати до роботи без оформлення трудового договору та виконання передбачених законодавством вимог щодо оформлення трудових відносин.

Зарплата «в конверті»: як довідка може виявити проблему

Це одна з найважливіших ситуацій, у яких варто перевіряти ОК-5 та ОК-7.

Чому це важливо?

1. Для пенсійного забезпечення значення мають відомості про заробіток, які враховуються відповідно до законодавства, а не лише усні домовленості.
2. Від офіційних даних можуть залежати розрахунки окремих страхових виплат.
3. У разі трудового спору працівникові може бути складніше підтвердити реальний розмір домовленої зарплати, якщо він не зберіг інших доказів.
4. Виплата частини заробітку без належного декларування може свідчити про порушення податкових обов'язків та правил сплати ЄСВ.

Водночас сама довідка не доводить, що різницю працівникові справді виплачували «в конверті». Вона показує офіційно відображені відомості, а фактичний розмір виплат потрібно підтверджувати іншими доказами

Які докази варто зберігати, якщо зарплату платять неофіційно?

Якщо ви підозрюєте, що роботодавець декларує не весь заробіток, важливо не обмежуватися отриманням довідки. Для підтвердження обставин можуть знадобитися:

1. розрахункові листки та відомості про нарахування зарплати;
2. банківські виписки про регулярні перекази від роботодавця;
3. повідомлення в месенджерах, електронні листи або інше листування, де обговорюються розмір зарплати та умови її виплати;
4. документи про прийняття на роботу, графіки змін, табелі обліку робочого часу;-
5. внутрішні документи роботодавця, які підтверджують посаду, обов'язки та оплату праці;-
6. свідчення колег та інші законно отримані матеріали, що можуть підтверджувати фактичні обставини роботи.

Однак кожен доказ оцінюється з урахуванням його змісту, походження, достовірності та зв'язку з конкретними обставинами. Не слід незаконно отримувати чужі персональні дані, підробляти документи або змінювати електронне листування. Зберігайте оригінали файлів і повідомлень, а також дати, суми та інші відомості, які допоможуть відтворити послідовність подій

Чи можна використовувати ОК-5 та ОК-7 у суді

Так, ці документи можуть бути подані до суду як частина доказової бази, якщо інформація, що в них міститься, має значення для конкретного спору.

Наприклад, людина готується до виходу на пенсію та вирішує заздалегідь перевірити свій страховий стаж.

Отримавши ОК-5, вона виявляє, що за окремі періоди відсутні відомості про страховий стаж або заробіток, хоча людина впевнена, що в цей час офіційно працювала.Якщо виправити такі відомості в адміністративному порядку не вдається і виникає спір, ОК-5 може бути використана як один із доказів у справі.

Водночас довідка підтверджує саме ті відомості, які містяться в державному реєстрі. Вона не доводить автоматично всі обставини роботи – суд оцінює її разом з іншими доказами.

Що робити, якщо в довідці немає відомостей про роботу

Припустімо, людина працювала на підприємстві у 2024 році, але в довідці за відповідний період немає очікуваної інформації. Не варто відразу робити висновок, що весь період роботи втрачено або роботодавець умисно приховав працевлаштування.

Рекомендуємо діяти послідовно:

1. Перевірте період і відомості. Переконайтеся, що довідка охоплює потрібний період, а персональні дані зазначено правильно.
2. Зверніться до Пенсійного фонду України. Уточніть, чи є в реєстрі відповідні відомості та чи потрібно виправити або доповнити інформацію.
3. Перевірте документи роботодавця. За можливості отримайте копії документів про прийняття на роботу, розрахункові листки, довідки про зарплату та інші документи, які підтверджують трудову діяльність. Якщо є ознаки порушення – зверніться до компетентного органу.

Якщо роботодавець фактично допускав до роботи без належного оформлення або не виконував обов'язків щодо оплати праці, можна звернутися до Державної служби України з питань праці. Якщо проблема стосується достовірності відомостей у реєстрі або обліку ЄСВ, залежно від обставин може знадобитися звернення до Пенсійного фонду чи податкового органу.

Важливо розрізняти відсутність запису в реєстрі та відсутність самого факту трудових відносин. Це не тотожні обставини

Чи можна за допомогою довідок підтвердити стаж для лікарняних або допомоги по безробіттю

Так, довідки можуть бути корисними для перевірки відомостей, які використовуються під час визначення страхового стажу та розрахунку окремих виплат.

Однак слід пам'ятати: наявність довідки не означає автоматичного призначення виплати, а її відсутність не є універсальною підставою для відмови. Для кожного виду виплати діють окремі вимоги, а остаточне рішення залежить від усіх необхідних обставин і документів

Що робити, якщо роботодавець узагалі не оформив працівника

Уявімо іншу ситуацію: людина працює в кафе кілька місяців, отримує гроші готівкою, але трудового договору не має. У довідках ОК-5 та ОК-7 немає відомостей, які б відповідали цьому періоду роботи.

Це може бути одним з індикаторів незадекларованої праці, проте для підтвердження порушення необхідно з'ясувати фактичні обставини.

Що робити працівнику:

1. У такій ситуації доцільно зберегти докази того, що людина дійсно виконувала роботу: листування з керівником, графіки змін, відомості про виплати, документи про виконання завдань, контакти можливих свідків та інші законно отримані матеріали.
2. Далі можна звернутися до Державної служби України з питань праці та викласти відомі факти, зазначивши місце роботи, період, характер виконуваних обов'язків і наявні докази.
3. Якщо працівник має намір установити факт трудових відносин або стягнути належні виплати, може виникнути потреба в судовому захисті. У такому разі важливо визначити предмет вимог, зібрати докази та врахувати строки звернення до суду, передбачені законодавством.

Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради

Читайте більше:

Хто формує довідку ОК-7 після статусу лікарняного «Готовий до сплати»

2 довідки ПФУ про страховий стаж: чим відрізняються ОК-5 та ОК-7

Як зараховується стаж для пенсії: основні правила та документи

Довідки ОК-5 і ОК-7 інтегровано до сервісу Мультишеринг у Дії

Як роботодавцю дізнатись, чи працівник має ще одне місце роботи без довідки ОК-5 чи ОК-7