
Кадрова робота
25.08.2026
Забезпечення трудового процесу: чи може роботодавець покладати витрати на працівника
Роботодавець має належним чином організувати трудовий процес і забезпечити працівника необхідними для роботи засобами. Якщо працівник використовує власні кошти, обладнання чи інші ресурси для виконання трудових обов’язків, важливо визначити умови такого використання та питання компенсації

Уявімо звичайну ситуацію: керівник просить працівника терміново роздрукувати документи.
Принтер є, але паперу немає.
Працівник купує пачку паперу за власні кошти, роздруковує документи й продовжує працювати. Здавалося б, дрібниця.
Але якщо такі ситуації стають систематичними, виникає цілком конкретне трудове питання:
Хто фактично несе витрати, необхідні для виконання роботи – роботодавець чи працівник?
Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП) покладає на роботодавця обов’язок належним чином організувати роботу працівника.
Зокрема, відповідно до п. 2 ч. 1 статті 29 КЗпП, до початку роботи роботодавець має поінформувати працівника про визначене робоче місце та забезпечення необхідними для роботи засобами.
Тобто, працівник укладає трудовий договір для того, щоб виконувати роботу за певною посадою, а роботодавець, зі свого боку, має організувати трудовий процес і забезпечити працівника необхідними для роботи засобами.
Тому ситуація, коли працівник регулярно змушений купувати необхідні для роботи речі за власні кошти, потребує уваги.
Папір, ручка, принтер – хіба це справді проблема?
На перший погляд – ні.
Один раз купити ручку чи кілька аркушів паперу за власні кошти може здатися незначною побутовою ситуацією.
Але уявімо інше:
- працівник щомісяця купує папір для службового друку;
- самостійно купує канцтовари;
- використовує власний принтер і оплачує картриджі;
- працює на власному ноутбуці;
- використовує особистий телефон для службових дзвінків;
- оплачує мобільний інтернет, необхідний для виконання роботи.
У такому випадку питання вже не в одному аркуші паперу.
Питання в тому, чи не перекладаються витрати на організацію трудового процесу з роботодавця на працівника
Непоодинокими є випадки, коли у працівника на робочому місці немає принтера. Керівник регулярно просить друкувати документи вдома.
У результаті, працівник використовує власне обладнання, електроенергію, папір і картридж для виконання роботи в інтересах роботодавця.
Або ж роботодавець не надав комп’ютер, але працівник повинен працювати з електронними документами, поштою та робочими програмами.
У такій ситуації потрібно встановити, чи передбачено використання особистого обладнання та хто несе пов’язані з цим витрати. Використання власного телефону для службових дзвінків, коли працівник протягом робочого дня телефонує клієнтам або іншим працівникам зі свого особистого номера, також вимагає з’ясування, чи є такі дзвінки частиною трудових обов’язків та чи передбачено відшкодування відповідних витрат.
Однак чи завжди роботодавець зобов’язаний компенсувати такі витрати?
Не кожне використання працівником власного майна автоматично означає виникнення обов’язку роботодавця компенсувати витрати.
Необхідно враховувати конкретні обставини, наприклад:
- чи є відповідна робота трудовим обов’язком працівника;
- чи було використання власного майна необхідним для виконання роботи;
- хто ініціював таке використання;
- чи знав про це роботодавець;
- чи було використання добровільним;
- чи передбачені відповідні умови трудовим або колективним договором;
- чи здійснюється працівнику компенсація.
Тобто сама по собі наявність у працівника власного ноутбука або принтера ще не означає порушення.
На що звернути увагу роботодавцю?
Роботодавцю варто заздалегідь визначити, чим саме забезпечується працівник для виконання його трудових обов’язків.
- Якщо працівник повинен друкувати документи – мають бути організовані умови для друку.
- Якщо робота передбачає використання комп’ютера – має бути вирішене питання відповідного обладнання.
- Якщо працівник використовує особисте майно – доцільно врегулювати порядок такого використання та, коли це передбачено законодавством або домовленістю сторін, питання компенсації.
Що важливо для працівника?
Якщо працівник регулярно витрачає власні кошти на виконання роботи, не варто обмежуватися усною домовленістю. Доцільно мати підтвердження:
- доручення роботодавця;
- придбання матеріалів;
- використання власного обладнання;
- понесених витрат.
Це допоможе встановити, чи були витрати пов’язані саме з виконанням трудових обов’язків та відрізнити звичайне добровільне використання особистих речей від ситуації, коли на працівника фактично покладаються витрати, пов’язані з організацією та забезпеченням його роботи.
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
Читайте більше:
Новий Трудовий кодекс все ж планують ухвалити
Мобінг на робочому місці: чому виникає цькування працівників
Як оформити наказ про перехід працівника на дистанційну роботу
Директор підприємства змінив прізвище: що є підставою для наказу
«Я не буду це робити»: коли відмова працівника може бути законною
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
ПДВ
25.08.2026
Коли реалізація медичних виробів оподатковується ПДВ за ставкою 7%: роз’яснення ДПС
Якщо під час імпорту медичні вироби ще не відповідали вимогам технічних регламентів, митниця правомірно застосовує ставку ПДВ 20%. Після нанесення українського маркування, знака відповідності та виконання інших вимог технічних регламентів їх постачання в Україні може оподатковуватися за ставкою 7%

Перевірки, штрафи
25.08.2026
Увага! Листи від Держпраці через низьку зарплату
Чи знали ви, що навіть без перевірки один лист від Держпраці може стати початком серйозного контролю вашого підприємства і тригером для включення в план-графік перевірок? Роботодавці отримують листи від Держпраці з формулюванням про ризики порушення трудового законодавства через низький рівень заробітної плати. Хоча такий лист формально не є перевіркою, ігнорувати його – стратегічна помилка. Дізнайтеся, які саме показники у вашій звітності можуть привернути увагу держави та як захистити бізнес від небажаних наслідків

ІТ, Дія Сіті, Дефенс Сіті
25.08.2026
Працівники Дія Сіті: заробітна плата, лікарняні, відпускні + приклади заповнення Податкового розрахунку
Працівники Дія Сіті у 2026 році: правила оподаткування зарплати, відпускних і лікарняних. Розбираємо ставки ПДФО, військового збору та ЄСВ, умови застосування пільг для резидентів Дія Сіті, а також показуємо приклади нарахування виплат і заповнення Д1 та 4ДФ у звітності

ПДФО
25.08.2026
Як оподаткувати оплату перельоту фізосіб, які не є працівниками підприємства
Якщо підприємство оплачує переліт фізичних осіб, які не перебувають із ним у трудових відносинах, вартість такого перельоту вважається додатковим благом. Такий дохід підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором, а підприємство виконує функції податкового агента

Перевірки, штрафи
25.08.2026
Податки мінімізували через завищені витрати на оренду: аптечна мережа відшкодувала збитки
Керівник аптечної мережі, за версією слідства, вносив до звітності неправдиві дані та суттєво завищував витрати на оренду приміщень. Після встановлення суми несплачених податків підприємство повністю відшкодувало завдані державі збитки, а справу передали до суду

Витрати діяльності
25.08.2026
Податківці уточнили перелік документів для підтвердження витрат ФОП
Податківці нагадали, що для підтвердження витрат ФОП недостатньо лише факту оплати. Необхідно мати договори та акти, документи про утримання і сплату ПДФО та військового збору, а також відомості з податкової звітності щодо виплачених доходів фізичним особам

ЄСВ
25.08.2026
Довідка МСЕК закінчилася ще у 2022 році: чи доведеться роботодавцю доплатити ЄСВ
ДПС роз’яснила порядок нарахування ЄСВ за працівника, якому інвалідність була встановлена до 1 березня 2022 року, але повторний огляд не проводився. За період до 1 березня 2022 року застосовується ставка 8,41%, а з цієї дати – 22%, із відповідним перерахунком ЄСВ та поданням уточнюючого Розрахунку

Податок на майно
25.08.2026
Податківці роз’яснили, хто сплачує податок на нерухомість за майно в довірчому управлінні
Податківці нагадали, що платником податку на нерухоме майно є власник об’єкта, навіть якщо нерухомість передано в управління за договором управління майном. Оскільки право власності до управителя не переходить, обов’язок зі сплати податку залишається за установником управління

Охорона праці
25.08.2026
П’ять правил безпечної роботи для запобігання травмуванню
Дотримання простих правил безпеки допомагає зменшити ризики травмування на робочому місці. Працівникам радять оцінювати ризики перед початком роботи, користуватися засобами захисту, перевіряти обладнання, підтримувати порядок і повідомляти про небезпеки

Звільнення, скорочення
25.08.2026
Яку вихідну допомогу отримує працівник при скороченні штату
При звільненні у зв’язку зі скороченням чисельності або штату працівників вихідна допомога виплачується у розмірі не менше середнього місячного заробітку. Для окремих категорій громадян, постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, законодавство передбачає також додаткову допомогу у розмірі трьох середньомісячних заробітних плат

Податкова та фінзвітність
25.08.2026
ПДВ: як заповнювати таблицю 1 додатка Д2 до податкової декларації
Податківці роз’яснили порядок заповнення таблиці 1 додатка 2 (Д2) до податкової декларації з ПДВ, у якій розшифровується від’ємне значення та здійснюється розрахунок суми бюджетного відшкодування. Зокрема, наведено правила заповнення граф щодо періоду виникнення від’ємного значення, ІПН постачальника, сум бюджетного відшкодування, погашення податкового боргу та перенесення залишку до податкового кредиту наступного періоду

Податкова та фінзвітність
25.08.2026
Податківці роз'яснили, чи можна подати уточнюючий Розрахунок після спливу 1095 днів
Податківці роз'яснили, що після закінчення 1095-денного строку позовної давності уточнюючий Розрахунок ЮО або Розрахунок ФОП / НПД подати не можна. Водночас це обмеження не поширюється на єдиний внесок, тож помилки у звітності з ЄСВ можна виправляти і після спливу цього строку

Перевірки, штрафи
25.08.2026
Понад 25 тисяч листів від Держпраці для роботодавців: про які правопорушення вже знає служба без перевірки
Держпраці Дніпра продовжує надсилати роботодавцям листи-попередження, якщо звітність містить ознаки можливих порушень трудового законодавства. Найбільше таких листів стосується тривалих відпусток без збереження зарплати – 11 661, а ще 5 257 керівникам вказали на отримання зарплати нижче мінімальної. Підставою для таких звернень є інформація, яку ПФУ в обов’язковому порядку передає Держпраці. Розповідаємо, про які саме порушення трудового законодавства Пенсійний фонд повідомляє контролюючі органи

Пільги
25.08.2026
Як ДПС повідомляє про зменшення заявленої податкової знижки
Податківці роз’яснили порядок повідомлення платника про відмову у наданні або зменшення суми податкової знижки, заявленої у декларації про майновий стан і доходи. За результатами перевірки платнику вручається або надсилається акт перевірки, а у разі встановлення відповідного порушення – податкове повідомлення-рішення

Документообіг, первинні документи
25.08.2026
Держгеокадастр роз’яснив порядок доступу адвокатів до кадастрових відомостей
Під час онлайн-круглого столу Держгеокадастр і представники НААУ обговорили доступ адвокатів до відомостей Державного земельного кадастру, формування витягів із нормативної грошової оцінки та отримання матеріалів із Державного фонду документації. Окремо зазначалося, що окремого доступу адвокатів до ДЗК законодавство наразі не передбачає, а для отримання координат поворотних точок меж земельних ділянок за адвокатським запитом необхідне судове рішення

Звільнення, скорочення
25.08.2026
Звільнення за порушення академічної доброчесності: що змінилося у КЗпП
Закон №4742-IX доповнив КЗпП новою підставою для звільнення педагогічних, науково-педагогічних та наукових працівників за порушення академічної доброчесності у визначених законом випадках. Для такого звільнення спочатку має бути встановлено факт порушення та прийнято рішення про притягнення працівника до академічної відповідальності, після чого роботодавець проводить трудову процедуру звільнення

Е-сервіс
25.08.2026
Зняти дитину з місця проживання тепер можна онлайн через портал Дія
На порталі Дія батьки можуть онлайн оформити зняття дитини до 14 років з місця проживання, а згоду другого з батьків надати дистанційно. Для користування послугою необхідні, зокрема, українське свідоцтво про народження дитини, РНОКПП та Дія.Підпис або КЕП




