
Кадрова робота
25.08.2026
Забезпечення трудового процесу: чи може роботодавець покладати витрати на працівника
Роботодавець має належним чином організувати трудовий процес і забезпечити працівника необхідними для роботи засобами. Якщо працівник використовує власні кошти, обладнання чи інші ресурси для виконання трудових обов’язків, важливо визначити умови такого використання та питання компенсації

Уявімо звичайну ситуацію: керівник просить працівника терміново роздрукувати документи.
Принтер є, але паперу немає.
Працівник купує пачку паперу за власні кошти, роздруковує документи й продовжує працювати. Здавалося б, дрібниця.
Але якщо такі ситуації стають систематичними, виникає цілком конкретне трудове питання:
Хто фактично несе витрати, необхідні для виконання роботи – роботодавець чи працівник?
Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП) покладає на роботодавця обов’язок належним чином організувати роботу працівника.
Зокрема, відповідно до п. 2 ч. 1 статті 29 КЗпП, до початку роботи роботодавець має поінформувати працівника про визначене робоче місце та забезпечення необхідними для роботи засобами.
Тобто, працівник укладає трудовий договір для того, щоб виконувати роботу за певною посадою, а роботодавець, зі свого боку, має організувати трудовий процес і забезпечити працівника необхідними для роботи засобами
Тому ситуація, коли працівник регулярно змушений купувати необхідні для роботи речі за власні кошти, потребує уваги.
Папір, ручка, принтер – хіба це справді проблема?
На перший погляд – ні.
Один раз купити ручку чи кілька аркушів паперу за власні кошти може здатися незначною побутовою ситуацією.
Але уявімо інше:
- працівник щомісяця купує папір для службового друку;
- самостійно купує канцтовари;
- використовує власний принтер і оплачує картриджі;
- працює на власному ноутбуці;
- використовує особистий телефон для службових дзвінків;
- оплачує мобільний інтернет, необхідний для виконання роботи.
У такому випадку питання вже не в одному аркуші паперу.
Питання в тому, чи не перекладаються витрати на організацію трудового процесу з роботодавця на працівника
Непоодинокими є випадки, коли у працівника на робочому місці немає принтера. Керівник регулярно просить друкувати документи вдома.
У результаті, працівник використовує власне обладнання, електроенергію, папір і картридж для виконання роботи в інтересах роботодавця.
Або ж роботодавець не надав комп’ютер, але працівник повинен працювати з електронними документами, поштою та робочими програмами.
У такій ситуації потрібно встановити, чи передбачено використання особистого обладнання та хто несе пов’язані з цим витрати. Використання власного телефону для службових дзвінків, коли працівник протягом робочого дня телефонує клієнтам або іншим працівникам зі свого особистого номера, також вимагає з’ясування, чи є такі дзвінки частиною трудових обов’язків та чи передбачено відшкодування відповідних витрат.
Однак чи завжди роботодавець зобов’язаний компенсувати такі витрати?
Не кожне використання працівником власного майна автоматично означає виникнення обов’язку роботодавця компенсувати витрати.
Необхідно враховувати конкретні обставини, наприклад:
- чи є відповідна робота трудовим обов’язком працівника;
- чи було використання власного майна необхідним для виконання роботи;
- хто ініціював таке використання;
- чи знав про це роботодавець;
- чи було використання добровільним;
- чи передбачені відповідні умови трудовим або колективним договором;
- чи здійснюється працівнику компенсація.
Тобто сама по собі наявність у працівника власного ноутбука або принтера ще не означає порушення
На що звернути увагу роботодавцю?
Роботодавцю варто заздалегідь визначити, чим саме забезпечується працівник для виконання його трудових обов’язків.
- Якщо працівник повинен друкувати документи – мають бути організовані умови для друку.
- Якщо робота передбачає використання комп’ютера – має бути вирішене питання відповідного обладнання.
- Якщо працівник використовує особисте майно – доцільно врегулювати порядок такого використання та, коли це передбачено законодавством або домовленістю сторін, питання компенсації.
Що важливо для працівника?
Якщо працівник регулярно витрачає власні кошти на виконання роботи, не варто обмежуватися усною домовленістю. Доцільно мати підтвердження:
- доручення роботодавця;
- придбання матеріалів;
- використання власного обладнання;
- понесених витрат.
Це допоможе встановити, чи були витрати пов’язані саме з виконанням трудових обов’язків та відрізнити звичайне добровільне використання особистих речей від ситуації, коли на працівника фактично покладаються витрати, пов’язані з організацією та забезпеченням його роботи.
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
Читайте більше:
Новий Трудовий кодекс все ж планують ухвалити
Мобінг на робочому місці: чому виникає цькування працівників
Як оформити наказ про перехід працівника на дистанційну роботу
Директор підприємства змінив прізвище: що є підставою для наказу
«Я не буду це робити»: коли відмова працівника може бути законною
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
ЄСВ
05.09.2026
Квіти працівнику до дня народження: ЄСВ 22% чи 8,41% для працівника з інвалідністю
Підприємство планує дарувати працівникам до дня народження квіти вартістю до 2000 грн. Чи потрібно вартість таких подарунків включати до заробітної плати працівника та нараховувати на неї ЄСВ? Яку ставку ЄСВ застосовувати до вартості квітів, подарованих працівнику з інвалідністю – 22% чи 8,41%?

Заробітна плата
05.09.2026
Оклад директора нижчий за зарплату ІТ-спеціалістів: чи є порушення у 2026 році
Чи може посадовий оклад директора бути нижчим або дорівнювати окладу спеціалістів ІТ? Чи можуть спеціалісти ІТ мати однакові оклади, які перевищують оклад директора? Якщо з січня 2026 року оклад директора був меншим або однаковим з окладами ІТ-спеціалістів, чи можна з 1 вересня змінити штатний розпис і встановити директору вищий оклад? Чи не буде порушенням зміна окладів у вересневому штатному розписі та чи загрожує підприємству штраф за січень-серпень, якщо оклади підвищуються?

Е-сервіс
05.09.2026
Навчальний рік 2026-2027: 7 правил кібергігієни для школярів і студентів
До початку нового навчального року школярам і студентам нагадали про основні правила кібергігієни. Серед них – використання складних паролів і двофакторної автентифікації, обережність із посиланнями та Wi-Fi-мережами, завантаження програм лише з офіційних джерел, резервне копіювання даних і перевірка інформації, яку надає штучний інтелект

Медицина
05.09.2026
10 людей з одним діагнозом – 10 різних потреб: як працює індивідуальна реабілітація
Двоє людей з однаковим діагнозом можуть мати зовсім різні труднощі у повсякденному житті – від пересування до спілкування чи догляду за собою. Саме тому реабілітаційна команда оцінює не тільки порушення, а й збережені можливості, потреби та бар’єри, а потім разом із людиною визначає цілі допомоги

Сільгоспдіяльність
05.09.2026
Зернові рукави для аграріїв: заявки приймають до 13 вересня через ДАР
Агровиробники з 9 областей України можуть безкоштовно отримати зернові рукави для зберігання власного врожаю 2026 року. Заявки через Державний аграрний реєстр приймають з 28 серпня до 13 вересня, а пріоритет матимуть господарства, інфраструктура яких постраждала через бойові дії

Державний нагляд
05.09.2026
Від постачальника до тарілки: хто відповідає за безпеку шкільного харчування у 2026 році
Безпека шкільного обіду залежить не від однієї людини, а від усього ланцюга – від закупівлі та приймання продуктів до їх зберігання, приготування і видачі. Держпродспоживслужба пояснила, хто саме відповідає за кожен етап та які функції виконує державний контроль

Документообіг, первинні документи
05.09.2026
Встановлення факту смерті на ТОТ: хто може звернутися до суду та які докази потрібні у 2026 році
Якщо смерть людини настала на тимчасово окупованій території, факт смерті можна встановити через суд та на цій підставі провести державну реєстрацію смерті в Україні. Звернутися можуть члени сім’ї померлого, їхні представники та інші заінтересовані особи, а судовий збір у таких справах не сплачується

ПДВ
04.09.2026
Капремонт гуртожитку за бюджетні кошти: коли діє ПДВ-пільга у 206 році
Операції з капітального ремонту гуртожитку можуть звільнятися від оподаткування ПДВ за п. 197.15 ПКУ, якщо одночасно виконуються встановлені умови щодо характеру робіт, статусу об’єкта та джерела їх фінансування. Зокрема, ремонтні роботи мають фактично належати до будівельно-монтажних робіт із будівництва або капітального ремонту житла, а гуртожиток – бути об’єктом житлової нерухомості. Вартість таких робіт також має оплачуватися державними коштами, які безпосередньо надходять на рахунок підрядника. УПК №397 не змінила цих правил, оскільки лише роз’яснює положення ПКУ та не є нормативно-правовим актом

ЄСВ
04.09.2026
Розрахунок роботодавцем єдиного внеску працівнику, який працює неповний робочий день
Якщо працівник працює за основним місцем роботи, єдиний внесок сплачується не менше розміру, розрахованого для мінімальної заробітної плати. У випадку, коли працівник працює не за основним місцем роботи – єдиний внесок нараховується лише на суму нарахованого доходу

Кадрова робота
04.09.2026
Топ–10 глобальних змін у новому Трудовому кодексі: чого очікувати працівникам та роботодавцям
Кабінет Міністрів зареєстрував у Верховній Раді проєкт нового Трудового кодексу України №16010, який має замінити застарілу модель регулювання трудових відносин сучасними правилами. Документ передбачає більше договірності у відносинах працівника й роботодавця, ширші можливості для дистанційної та гнучкої роботи, а також оновлення гарантій для батьків, людей з інвалідністю та працівників старшого віку. Окрему увагу приділено захисту від підміни трудових відносин цивільно-правовими договорами, оплаті праці, робочому часу та праву на відпочинок. Новий підхід також посилює соціальний діалог і передбачає сучасні механізми врегулювання колективних трудових спорів

Календар бухгалтера
04.09.2026
Що потрібно зробити ФОП у вересні 2026 року: ключові дати для всіх систем оподаткування
У вересні 2026 року ФОП мають врахувати кілька важливих податкових дедлайнів – від сплати військового збору, єдиного податку та ЄСВ до зміни системи оподаткування. ФОП 1–2 груп повинні сплатити військовий збір та єдиний податок за вересень до 18 вересня включно. Водночас 15 вересня спливає строк для переходу на спрощену систему або зміни групи з IV кварталу 2026 року. Тим, хто планує відмовитися від спрощеної системи з 1 жовтня, заяву необхідно подати до 21 вересня включно

Форма №20-ОПП
04.09.2026
Об’єкт оподаткування відчужено протягом 10 днів після придбання: чи потрібно подавати 20-ОПП
Податківці роз’яснили, як діяти платнику податків у ситуації, коли об’єкт оподаткування придбали, але відчужили вже протягом перших 10 робочих днів. Чи потрібно подавати первинне повідомлення за ф. № 20-ОПП, а потім – повідомляти про його закриття?

Державний нагляд
04.09.2026
Новий формат CRS з 2027 року: додано нові інформаційні поля про рахунки
ОЕСР оновила XML-схему обміну даними за стандартом CRS, передбачивши нові інформаційні поля для формування та передачі звітів про підзвітні фінансові рахунки. Перехід України на оновлену схему планується з 2027 року, тому фінансовим агентам варто заздалегідь підготувати свої системи до нових технічних вимог. Для цього також мають бути внесені відповідні зміни до національного Порядку заповнення та подання CRS-звітності

Акцизний податок
04.09.2026
Припинення реалізації: як правильно заповнити заяву для анулювання реєстрації платника акцизного податку
У разі припинення реалізації пального або спирту анулювання реєстрації здійснюється на підставі поданої заяви, яку контролюючий орган розглядає протягом трьох робочих днів

Податок на майно
04.09.2026
29 чи 30 число: який день є дедлайном для сплати податку на нерухомість юрособами
Податківці пояснили, що юридичні особи повинні сплачувати авансові внески з податку на нерухомість до 29 числа місяця, що настає за кварталом. Хоч у ПКУ зазначено «до 30 числа», норма тлумачиться так, що останній день сплати – саме 29-те

Створення суб'єкта, зміни
04.09.2026
Структура власності ТОВ у 2026 році: як визначити КБВ у складному ланцюгу володіння
Правильно сформована структура власності є ключовою умовою для достовірного визначення кінцевих бенефіціарних власників, а її недоліки можуть стати причиною відмови у проведенні реєстраційних чи банківських процедур. Важливо не лише показати формальний розподіл часток, а й розкрити весь ланцюг володіння та механізми прямого й непрямого контролю аж до фізичної особи. Частка 25% і більше є важливим орієнтиром, однак сама по собі не визначає КБВ, адже вирішальний вплив може виникати через корпоративні договори, право голосу або фактичне управління. Особливу увагу потрібно приділяти багаторівневим структурам із іноземними компаніями та трастами

ПДВ
04.09.2026
ФОП-платників ПДВ можуть перевести на квартальну звітність та інші зміни: проєкт від Мінфіну
КМУ схвалив законопроєкт, який пропонує комплексні зміни до адміністрування ПДВ. Документ передбачає спрощення звітності для ФОП, нові правила складання податкових накладних, збільшення порогу для перевірок бюджетного відшкодування та запровадження квартального звітного періоду для підприємців – платників ПДВ




