ФОП 2 групи приймає оплату від покупців на підприємницький рахунок – все як належить. Але коли треба закупити товар для магазину, переказує гроші з підприємницького рахунку на особисту карту і платить вже як фізична особа.
Що каже постанова НБУ №162
Забороняється використовувати поточні, платіжні рахунки фізичних осіб, що відкриваються для власних потреб, для проведення операцій, пов’язаних із здійсненням підприємницької та незалежної професійної діяльності (абз. 3 п. 24 Постанова НБУ від 29.07.2022 №162 «Про затвердження Інструкції про порядок відкриття та закриття рахунків користувачами надавачами платіжних послуг з обслуговування рахунків»).
Тобто особиста картка – для особистих потреб. Закупівля товару для магазину – це підприємницька діяльність. Формально використання особистої картки для таких операцій суперечить вимогам НБУ.
Чому банки реагують на такі операції
Основний ризик – фінансовий моніторинг. Банки відстежують операції і задають питання, якщо бачать невідповідності.
Якщо ФОП регулярно отримує кошти на підприємницький рахунок, але за банківською випискою цього рахунку не видно жодних витрат на підприємницьку діяльність (закупівлю товару, оренду, постачальників) – банк може поставити питання: куди йдуть кошти і чому витрати бізнесу не проходять через підприємницький рахунок?
При фінмоніторингу банк попросить первинні документи, які підтверджують рух коштів. І ось тут виникає головна проблема.
Проблема з первинними документами
Платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування, на підставі первинних документів. Формування податкової звітності без підтверджуючих документів заборонено (ст. 44 Податкового кодексу України).
Якщо ФОП оплачує товар з особистої картки, а не з підприємницького рахунку – постачальник виписує документи на фізичну особу, а не на ФОП. І ось ця різниця стає критичною:
- первинні документи на ім’я фізичної особи, а не ФОП;
- підтвердити витрати у підприємницькій діяльності такими документами складно;
- у разі перевірки або фінмоніторингу – документальна прив’язка закупівлі до підприємницької діяльності буде слабкою.
Що правильно робити
Найбезпечніша модель – всі витрати, пов’язані з підприємницькою діяльністю, проводити через підприємницький рахунок. Тоді:
- первинні документи виписуються на ФОП;
- банківська виписка підприємницького рахунку відображає реальний рух коштів;
- при фінмоніторингу є чітка документальна картина.
Якщо ж ситуація така, що закупівлі вже відбувалися з особистої картки – варто переконатися, що є первинні документи (накладні, акти, чеки) на відповідні операції і вони зберігаються разом з іншою первинною документацією ФОП.
Окреме застереження щодо фінмоніторингу
Проходження фінансового моніторингу один раз не є гарантією відсутності питань у майбутньому.
Логіка банку проста: якщо у вас є грошовий потік – є питання. Якщо потоку немає – питань немає. Фінмоніторинг – це не одноразова процедура з постійним результатом, а реакція на конкретні операції. Нові кошти – новий потенційний моніторинг. Тому ставитися до цього треба як до процесу, а не до разової події.
Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа
Читайте більше:
Використання ФОП особистої картки для бізнесу: ризики
Призначення платежу для ФОП у 2026 році: вимоги НБУ, фінмоніторинг та ризики
Надання ФОПом відповіді банку по фінмоніторингу: зразок листа
ФОП-бухгалтер. Чи потрібно ставати на облік СПФМ та звітувати до Держфінмоніторингу
Дохід на особисту карту ФОП: які наслідки і як діяти
