ФОП і наймані працівники: обмеження, алгоритми оформлення, кадрові документи

Обмеження трудових відносин

Для ФОП, який перебуває на загальній системі оподаткування, обмеження в кількості найманих працівників відсутні, а от для ФОП – платника єдиного податку такі обмеження існують.

Звернувшись до п. 291.4. Податкового кодексу України (далі – ПКУ) бачимо, що:

1. ФОП-платник єдиного податку 1 групи взагалі немає права використовувати працю найманих осіб;
2. ФОП-платник єдиного податку 2 групи може одночасно перебувати у трудових відносинах з найманими особами в кількості, що не перевищує 10 осіб;
3. ФОП-платник єдиного податку 3 групи не має обмеження щодо кількості осіб, які перебувають з ними у трудових відносинах;
4. ФОП-платник єдиного податку 4 групи не використовує працю найманих осіб, тобто має таке саме обмеження щодо найманих працівників, як і ФОП 1 групи.

Оформлення трудових відносин

Алгоритм оформлення трудових відносин ФОП-роботодавця з найманих працівником регулюється Кодексом законів про працю (далі – КЗпП). Так, відповідно до ст. 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати:

1. паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
2. трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
3. документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я або інші документи, якщо такі умови передбачені окремими нормативно-правовими документами.

За вимогою працівника ФОП-роботодавець вносить записи про прийняття, переведення, звільнення до трудової книжки працівника відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту й Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція №58).

За мирних часів при укладанні трудових відносин з ФОП трудовий договір мав обов’язково мати письмову форму (п. 6 ст. 24 КЗпП). Для цього як правило застосовували форму трудового договору, затверджену наказом Мінпраці від 08.06.2001 №260.

Завантажуйте зразок Безстроковий трудовий договір між працівником і ФОП 

Але відповідно до ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136 «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору. Тобто у період дії воєнного стану ФОП може не укладати письмовий трудовий договір, але після припинення чи скасування воєнного стану ФОП має укласти письмові трудові договори зі всіма найманими працівниками.

Отже, потенційний працівник пише у довільній формі заяву про прийняття на роботу (при укладанні усного трудового договору), в якій зазначає дату початку роботи та посаду, та надає зазначені вище документи.

Завантажуйте зразок Заява про прийняття на роботу за основним місцем

Після чого ФОП-роботодавець має виконати наступні дії:

1. Видати наказ про прийняття на роботу, використовуючи або типову форму наказу (розпорядження) про прийняття №П-1, затверджену наказом Держкомстату України від 05.12.2008 №489, або довільну форму з урахуванням реквізитів типової форми.
2. Направити повідомлення до ДПС про прийняття працівника на роботу за формою, яка передбачена додатком 1 постанови Кабміну від 17.06.2015 №413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником».

Завантажуйте зразок Наказ про прийняття на роботу за основним місцем

Також, обов’язком ФОП-роботодавця, відповідно до ст. 29 КЗпП, є, до початку роботи працівника за трудовим договором в узгоджений із цим працівником спосіб поінформувати його про:

1. місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;
2. визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;
3.  права та обов’язки, умови праці;
4.  наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору – під підпис;
5. правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);
6. проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони;
7. організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);
8. тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;
9. процедуру та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.

Необхідні кадрові документи

Як бачимо, із ст. 29 КЗпП і випливає перелік основних документів, в т.ч. кадрових, які мають бути у ФОП-роботодавця, а саме:

1. правила внутрішнього трудового розпорядку;
2. колективний договір або у разі його відсутності відповідні локальні документи: положення про оплату праці, про преміювання, про відпустки тощо;
3. посадові (робочі) інструкції;
4. трудові договори;
5. журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці, протипожежної охорони тощо.

Завантажуйте зразки Правила внутрішнього трудового розпорядку, Колективний договір, Положення про оплату праці

Враховуючи той факт, що ФОП, який використовує найману працю є роботодавцем, то на нього поширюються і інші норми трудового законодавства в частині наявності таких кадрових документів, як:

1. штатний розпис;
2. графік відпусток;
3. табель обліку використання робочого часу;
4. накази з кадрових питань;
5. журнали реєстрації наказів з кадрових питань.

Завантажуйте зразки Штатний розпис та Графік відпусток

Серед документів, які доцільно мати – особова картка працівника (типова форма №П-2). Проте ФОП має право самостійно визначитися щодо організації кадрового обліку з використанням форми П-2. Якщо ФОП приймає рішення не використовувати типову форму особової картки, він зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівнику (ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки») в будь-який інший затверджений самостійно спосіб.

Розірвання трудових відносин

Алгоритм розірвання трудових відносин ФОП-роботодавця з найманим працівником так, як і алгоритм їх оформлення регулюється КЗпП. Підстави для розірвання трудового договору зазначені в ст. 36, 38, 40 та 41 КЗпП.

З-поміж цих підстав, виділяється норма, наведена в п. 10 ст. 40 КЗпП, відповідно до якої ФОП-роботодавець може розірвати трудовий договір з найманим працівником у випадку призову або мобілізації ФОП під час особливого періоду. При звільненні працівника за цією підставою трудове законодавство не зобов’язує ФОП-роботодавця попереджати працівника заздалегідь про звільнення та виплачувати йому вихідну допомогу.

Щодо подальшого алгоритму дій, то ст. 47 КЗпП зобов’язує ФОП-роботодавця у день звільнення:

1.  Видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення.
2.  Видати письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні.
3.  Провести з працівником розрахунок у строки, визначені ст. 116 КЗпП, зокрема виплатити йому заробітну плату за фактично відпрацьований час і компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки.
4.  На вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, яка зберігається у працівника.

Завантажуйте зразки Заява про звільнення за власним бажанням та Наказ про звільнення за власним бажанням

Висновки

1. Не всі ФОП мають право використовувати найману працю. Обмеження передбачені для ФОП-платників єдиного податку 1, 2 та 4 групи.
2. Вимоги трудового законодавства в частині кадрового обліку розповсюджуються на ФОП-роботодавця.

Олена ОНИСЬКО, керівник сервісу «Документи»

Статті на тему:

Використання ФОП особистої картки для бізнесу: ризики

Заблокували рахунок: як пройти фінмоніторинг

Чи потрібно РРО / ПРРО при отриманні оплати за реквізитами картки

НБУ заборонив перекази від фізосіб без відкриття рахунку

Чи може ФОП з картки ключ оплачувати особисті придбання?

Як правильно ФОПу обрати КВЕД

Як ФОП успішно пройти фактичну податкову перевірку

Квартальна звітність ФОП 1 та 2 групи єдиного податку: зразки заповнення

Декларація єдинника 3 групи ФОП і юрособи за 9 місяців 2024 р. (третій квартал)

Єдиний податок 2024-2025: яку групу обрати ФОПу та ліміти

Шаблони та зразки документів:

Заява про прийняття на роботу за основним місцем

Наказ про прийняття на роботу за основним місцем

Безстроковий трудовий договір між працівником і ФОП 

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Колективний договір

Положення про оплату праці

Штатний розпис

Графік відпусток

Заява про звільнення за власним бажанням

Наказ про звільнення за власним бажанням