Електронний документообіг при працевлаштуванні: переваги, ризики та перші кроки роботодавців

Україна робить ще один крок до цифровізації трудових відносин. У Верховній Раді зареєстровано законопроєкт №14141, який дозволить офіційно укладати трудові договори в електронній формі – без паперів, копій паспортів і фізичних підписів. Що це означає на практиці, які є ризики та технічні нюанси, це все вже проаналізувала адвокатка Ганна Лисенко і зробила окремі висновки, а також надала грунтовні рекомендації роботодавцям, що робити вже зараз, щоб бути готовими до змін


У ВРУ зареєстровано законопроєкт №14141 «Проект Закону про внесення змін до Кодексу законів про працю України щодо електронного документообігу при працевлаштування», який передбачає створення правових умов для укладення трудових договорів у електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису без необхідності фізичного подання документів, що посвідчують особу.


Що це означає на практиці


  1. можна укладати трудовий договір дистанційно, без паперу,
  2. документи працівника можна подавати в електронному форматі,
  3. підтвердження особи – через електронний підпис.,
  4. можна створювати та зберігати електронний кадровий архів.


Ризики та технічні нюанси


  1. не у всіх працівників є КЕП / УЕП;
  2. потрібна система електронного документообігу (не просто PDF на пошті);
  3. роботодавець має забезпечити збереження та захист е-документів;
  4. потрібно навчити HR-відділ працювати з КЕП та цифровими архівами.


Рекомендації роботодавцям


  1. Розробити політику електронного документообігу – хто і як працює з КЕП.
  2. Оновіть шаблони трудових договорів, додавши пункт про е-документообіг.
  3. Забезпечте працівників КЕП / УЄП (через «Дію» або акредитовані центри).
  4. Перевірте, чи ваша HR-система підтримує підпис і зберігання е-документів.
  5. Створіть інструкцію для кадровиків: порядок укладання, підписання, архівації.



Джерело: Трудові нотатки Ганни Лисенко


Читайте більше:


Трудові договори можна буде підписувати онлайн – новий законопроєкт у ВРУ

Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇