Доплата ЄСВ з МЗП на лікарняні: обчислення ЄСВ та відображення в Додатку Д1

1. Загальні норми доплати ЄСВ до МЗП
2. Донарахування ЄСВ до МЗП з лікарняних
3. Доплата ЄСВ з МЗП при перехідному лікарняного в Додатку Д1
4. Висновки

Загальні норми доплати ЄСВ до МЗП

Законом про ЄСВ встановлено обов’язок нараховувати ЄСВ виходячи із мінімальної зарплати, у разі коли база нарахування ЄСВ виявилась менше мінзарплати.

Так, частиною 5 статті 8 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 №2464-VI (далі – Закон про ЄСВ) передбачено, що

у разі якщо база нарахування єдиного внеску не перевищує розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід, сума єдиного внеску розраховується як добуток розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), та ставки єдиного внеску.

Причому вимога щодо нарахування ЄСВ, виходячи з розміру мінімальної зарплати, діє за умови перебування у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацювання всіх робочих днів звітного місяця (пп. 6 п. 2 розд. ІІІ Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449), і не застосовується для зовнішніх сумісників, працівників до доходів яких застосовується пільгова ставка ЄСВ, а також до працівників із нефіксованим робочим часом.

У 2025 році розмір мінімальної зарплати 8000 грн. Відповідно мінімальний ЄСВ виходячи із мінзарплати складає 8000 грн х 22% = 1760 грн

Таким чином, роботодавця зобов’язані при нарахуванні доходів працівникам за основним місцем роботи, до яких застосовується звичайна ставка ЄСВ 22% контролювати базу нарахування ЄСВ. Якщо така база буде менше розміру МЗП, то потрібно буде донарахувати ЄСВ до мінімального внеску.

На практиці визначають додаткову базу як різницю між МЗП та загальним нарахованим доходом за місяць, на який нараховують ЄСВ. При чому таку додаткову базу відображають в Додатку Д1 окремим рядком із типом нарахування «13» в графі 9.

Цю вимогу слід застосовувати і при нарахуванні лікарняних. Адже вони відносяться до бази нарахування ЄСВ. Так, ст. 7 Закону про ЄСВ до бази нарахування ЄСВ включають:

1. зарплату
2. лікарняні (оплату перших 5 днів за рахунок роботодавця та допомогу по тимчасовій непрацездатності за рахунок ПФУ)
3. допомогу по вагітності та пологах
4. винагороду за ЦПД.

Проте при нарахуванні лікарняних слід бути дуже уважним, оскільки є певні особливості донарахування ЄСВ до МЗП.

Донарахування ЄСВ до МЗП з лікарняних

Лікарняні є базою нарахування ЄСВ, які нараховують ЄСВ. Крім того сума лікарняних включається до загальної бази нарахування ЄСВ з метою порівняння з МЗП. Але дуже часто лікарняні нараховують в наступному місяці після дати його відкриття.

! Проте, лікарняні для цілей мінімального ЄСВ потрібно відносити до місяців, ЗА ЯКІ вони нараховані

При чому в місяці відкриття листка непрацездатності вимогу ЄСВ з МЗП виконувати не потрібно. Як роз'яснювали податківці в ЗІР:

Для працівника (за основним місцем роботи), у якого початок та закінчення лікарняного припадають на різні місяці, єдиний внесок, у місяці початку лікарняного, нараховується за фактично відпрацьований час, оскільки загальна сума доходу ще не є відомою (сума допомоги по тимчасовій непрацездатності буде визначена після надання листка непрацездатності). Якщо після розподілу суми допомоги по тимчасовій непрацездатності (суми допомоги по тимчасовій непрацездатності відносяться до того місяця, за який вони нараховані) загальний дохід за місяць становить менше мінімального розміру, виникає потреба за минулий місяць (місяці) донарахувати єдиний внесок виходячи з мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який нараховується заробітна плата (дохід).

Тобто у місяці початку хвороби працівника ЄСВ нараховуємо на фактичну базу нарахування ЄСВ, навіть якщо вона менша за МЗП. Адже ще невідомий загальний дохід за цей місяць. Далі в місяці нарахування лікарняних для цілей порівняння фактичної бази нарахування внеску з мінзарплатою, лікарняні відносимо до місяців, за які вони нараховані. Якщо після розподілу загальний дохід у місяцях, на які припала хвороба, менше МЗП, то потрібно виконати вимогу щодо ЄСВ з мінімалки.

Приклад. Працівник (основне місце роботи, без інвалідності, неповний робочий час) захворів у червні 2025 року. Тимчасова непрацездатність тривала з 23.06.2025 по 11.07.2025. В червні була нарахована зарплата за фактично відпрацьовані дні в сумі 4500 грн. Лікарняні були нараховані у липні, в сумі 2850 грн, в тому числі за дні непрацездатності у червні 1200 грн, за дні непрацездатності у липні – 1650 грн. Крім того, нарахована зарплата за відпрацьовані дні в липні склала 4400 грн.

У червні ЄСВ нараховуємо тільки на фактично нараховану суму зарплати: 4500 грн х 22% = 990 грн.

Вимогу ЄСВ з МЗП в червні не виконуємо, оскільки лікарняний буде нарахований в наступному місяці, коли і буде відома загальна база нарахування ЄСВ за червень.

В липні ЄСВ буде нарахований на зарплату за фактично відпрацьовані дні: 4400 грн х 22% = 968 грн.

Також ЄСВ буде нарахований і на лікарняні:

1. за червень 1200 х 22% = 264 грн,
2. за липень 1650 х 22% = 363 грн.

Крім того, у липні потрібно лікарняні віднести до місяців, за які вони нараховані, визначити загальний нарахований дохід за такі місяці, порівняти його із МЗП 8000 грн, і при необхідності донарахувати ЄСВ до мінзарплати.

Визначимо базу нарахування за червень: 4500 зарплата + 1200 лікарняні = 5700 грн

Це менше мінзарплати (5700 грн < 8000 грн). Тому потрібно донарахувати ЄСВ до МЗП.

Визначимо додаткову базу за червень: 8000 – 5700 = 2300 грн.

ЄСВ нарахований на додаткову базу за червень складає: 2300 х 22% = 506 грн.

Такі ж розрахунки проведемо і для липня.

Визначимо базу нарахування за липень: 4400 зарплата + 1650 лікарняні = 6050 грн.

Це менше мінзарплати (6050 грн < 8000 грн). Тому потрібно донарахувати ЄСВ до МЗП.

Визначимо додаткову базу за липень: 8000 – 6050 = 1950 грн.

ЄСВ нарахований на додаткову базу за липень складає: 1950 х 22% = 429 грн.

Отже, саме в липні (місяці нарахування перехідного лікарняного) визначили доплату ЄСВ до МЗП як за поточний місяць так і минулий.

Але далі бухгалтер має відобразити все це у Додатку Д1 Податкового розрахунку.

Доплата ЄСВ з МЗП при перехідному лікарняного в Додатку Д1

Додаткову базу нарахування ЄСВ (сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою (доходом) за звітний період) відображають в додатку 1 в окремому рядку із типом нарахування «13» в графі 9.

Порядком заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Міфіну від 13.01.2015 №4 визначено, що код типу нарахування «13» застосовують місяць в місяць. Єдине виключення, коли цей тип нарахування можна відобразити в Додатку Д1 у звітному періоді за минулі періоди – це нарахування лікарняних та декретних за минулі (попередні) місяці.

Тож якщо ви нараховуєте лікарняні за поточний місяць і за такий місяць є нарахована зарплата, то додаткову базу показуйте з типом нарахування «13», і в графі 8 зазначайте звичайний зарплатний код застрахованої особи «1».

Якщо ж в Додатку Д1 у звітному періоді ви відображаєте додаткову базу за попередній місяць, то показуйте її з типом нарахування «13», але в графі 8 зазначайте код застрахованої особи для лікарняних – «29».

Далі покажемо, як має бути заповнений Додаток Д1:

1. за червень:

1. за липень:

Висновки

1. Лікарняні для цілей мінімального ЄСВ відносять до місяців, за які вони нараховані
2. Якщо лікрняний листок буде оплачений в наступному місяці, в місяці відкриття лікарняного ЄСВ сплачується з фактичної бази, навіть якщо вона нижча за МЗП.
3. У місяці нарахування лікарняних, для цілей порівняння фактичної бази нарахування внеску з мінзарплатою, лікарняні відносимо до місяців, за які вони нараховані. Якщо після розподілу загальний дохід у місяцях, на які припала хвороба, менше МЗП, то потрібно виконати вимогу щодо ЄСВ з мінімалки.
4. В Додатку Д1 додаткову базу нарахування внеску, визначену за минулий місяць у зв’язку з нарахуванням лікарняних у поточному місяці, показуємо в окремому рядку типом нарахування «13» та зазначаємо категорію застрахованої особи в графі 8 «29».

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Читайте більше:

Заповнюємо Додаток Д1: приклади

Виправлення помилок у Додатку 1 з ЄСВ Об’єднаної звітності