Компенсація за невикористану відпустку: інструкція та автоматизація розрахунку

У матеріалі від SMARTFIN.UA систематизуємо ключові моменти, які має враховувати бухгалтер під час нарахування компенсації:

1. Коли компенсація є обов’язковою: законодавчі підстави
2. Які відпустки компенсуються, а які – ні
3. Чи «згорає» відпустка через 24 місяці
4. Як розрахувати компенсацію: покрокова інструкція
5. Приклад розрахунку
6. SMARTFIN.UA – як автоматично розрахувати компенсацію

Коли компенсація є обов’язковою: законодавчі підстави

Право на отримання грошової компенсації за невикористану відпустку регулюється законодавством і передбачає два основні випадки. При звільненні працівник отримує компенсацію за всі невикористані дні. Під час роботи компенсація можлива лише за бажанням працівника і лише за частину щорічної відпустки, що перевищує 24 календарні дні (ч. 4 ст. 24 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки»; далі – Закон про відпустки).

У разі припинення трудових відносин компенсація є обов’язковою. Виплати здійснюються у таких випадках:

1. звільнення працівника – незалежно від підстав (ст. 83 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП), ст. 24 Закону про відпустки);
2. переведення на інше підприємство – з припиненням трудових відносин із попереднім роботодавцем (ст. 36 КЗпП, ст. 24 Закону про відпустки);
3. смерть працівника – виплачується спадкоємцям (ст. 24 Закону про відпустки);
4. відмова працівника продовжувати роботу після зміни істотних умов праці (ст. 32, ст. 36 КЗпП);
5. мобілізація – за невикористані дні щорічної відпустки, накопичені до моменту призупинення трудового договору. Виплата здійснюється за бажанням працівника та на підставі його заяви (ст. 119 КЗпП, ст. 24 Закону про відпустки).

Помилка: нараховувати компенсацію при внутрішньому переведенні. Якщо працівник залишається в межах однієї юридичної особи, його трудові відносини не припиняються, а отже, і право на компенсацію не виникає.

Які відпустки компенсуються, а які – ні

Під час звільнення (або в інших передбачених законом випадках) працівнику може бути компенсовано лише щорічні відпустки. Саме вони підлягають грошовій компенсації, якщо не були використані.

Компенсуються:

1. Щорічна основна відпустка (24 календарні дні або більше – залежно від стажу, пільг, посади).
2. Щорічні додаткові відпустки, зокрема:

1. за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки);
2. за особливий характер праці (ст. 8 Закону про відпустки), включно з відпусткою за ненормований робочий день;
3. інші відпустки, якщо вони визначені як щорічні на підставі колдоговору або умов праці.

Компенсація виплачується за всі невикористані дні щорічних відпусток, накопичені за весь період роботи. Це право не «згорає», навіть якщо працівник не був у відпустці кілька років поспіль.

Не компенсуються соціальні відпустки, які не є щорічними:

1. у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 17 Закону про відпустки);
2. для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного (або 6-річного) віку (ст. 18 Закону про відпустки);
3. навчальні відпустки;
4. творчі відпустки.

Зверніть увагу: щодо додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей, існує неоднозначна позиція. Міністерство економіки роз’яснює, що така відпустка не компенсується, оскільки має соціальне призначення. Водночас судова практика може мати інші підходи. У реальній роботі бухгалтери зазвичай орієнтуються на позицію держорганів

Чи «згорає» відпустка через 24 місяці

На практиці можна почути фразу: «відпустка згоряє, якщо не використати її за два роки». Це – хибне трактування Закону про відпустки.

Що говорить закон?

Закон забороняє не надавати щорічну відпустку повної тривалості протягом двох років поспіль. Ідеться про обов’язок роботодавця надати відпустку, а не про втрату права на компенсацію.

А що з компенсацією?

Жодного строку давності чи «анулювання» у випадку звільнення закон не встановлює. Якщо працівник звільняється, йому має бути нарахована компенсація за всі невикористані дні щорічних відпусток, незалежно від того, скільки років вони накопичувались.

Виняток: якщо працівник письмово відмовився від належним чином наданої йому щорічної відпустки без поважних причин, і це задокументовано (графіки, повідомлення, акти). У такому випадку частина днів може вважатися втраченою.

Важливо для бухгалтера:

1. якщо роботодавець не надав відпустку – його обов’язок зберігається, а компенсація виплачується в повному обсязі.
2. якщо працівник неодноразово відмовлявся від запропонованої відпустки без поважних причин, і це задокументовано (графіки, повідомлення, акти) – тоді відпустка може вважатися втраченою. Але це виняткові ситуації.

Як розрахувати компенсацію: покрокова інструкція

Компенсація обчислюється за тим самим принципом, що й оплата відпустки, – на підставі середньої заробітної плати за останні 12 місяців перед місяцем звільнення або іншим «компенсаційним» випадком (постанова КМУ від 08.02.1995 №100 «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати»; далі – Порядок №100).

Покрокова схема така:

Крок 1. Визначити кількість днів, що підлягають компенсації. Беремо дані кадрового обліку – щорічні відпустки, які не були використані, з урахуванням всіх попередніх періодів.

Крок 2. Визначити розрахунковий період. Стандарт – 12 повних календарних місяців, що передують місяцю звільнення (наприклад, якщо звільнення у серпні – період з серпня минулого року по липень поточного).

Крок 3. Визначити суму нарахованої зарплати за розрахунковий період. У розрахунок включаються всі виплати, які відповідають п. 3 Порядку №100: оклад, доплати, премії, індексація тощо. Не враховуються лікарняні, відпускні, допомога по вагітності та інші виключення.

Крок 4. Визначити кількість календарних днів у розрахунковому періоді. З цієї кількості віднімаються святкові та неробочі дні, встановлені законодавством, які припали на цей період.

Крок 5. Обчислити середньоденну зарплату:

Середньоденна зарплата = сума нарахованої зарплати / на кількість днів.

Крок 6. Розрахувати суму компенсації:

Сума компенсації = кількість днів невикористаної відпустки * на середньоденну зарплату.

Приклад розрахунку

Щоб краще зрозуміти розрахунок, розглянемо умовну ситуацію:

Дата звільнення працівника – 15 серпня 2025 року. Невикористані 14 календарних днів щорічної відпустки. Розрахунковий період: серпень 2024 – липень 2025.

1. Визначаємо, що за розрахунковий період працівнику нараховано: 196 000 грн.
2. Кількість календарних днів (без свят): 355.
3. Середньоденна зарплата дорівнює: 196 000 : 355 = 552,11 грн.
4. Сума компенсації становить: 14 × 552,11 = 7 729,54 грн.

Розрахунок може змінюватись залежно від календарного року.

Важливі уточнення:

1. Компенсація обкладається ПДФО, ВЗ та ЄСВ, як і звичайна зарплата.
2. Вона повинна бути виплачена в день звільнення разом з остаточним розрахунком.
3. День звільнення є останнім робочим днем, – і саме він є базовою датою для нарахування податків та відображення у звітах.
4. Працівнику вручається розрахунковий лист і всі необхідні документи у день звільнення.

SMARTFIN.UA – як автоматично розрахувати компенсацію

Якщо ви користуєтеся онлайн-бухгалтерією SMARTFIN.UA, можете не турбуватися про компенсацію. Програма виконує розрахунок автоматично – лише за кілька кліків.

Система самостійно визначить:

1. загальну кількість днів щорічної відпустки, які підлягають компенсації;
2. середню заробітну плату;
3. суму компенсації, яку потрібно нарахувати працівнику при звільненні у 2025 році.

SMARTFIN.UA не обмежується лише розрахунком «відпускної» компенсації. Понад 35+ інструментів в робочому кабінеті дозволять автоматизувати:

1. нарахування зарплати;
2. розрахунок відпускних і лікарняних;
3. облік доходів і витрат ФОПа;
4. формування звітності.

Реєструйтеся сьогодні, і отримуйте точні розрахунки без помилок, ручних формул і Excel-таблиць. Передбачено (безкоштовний) тестовий період.

Вартість користування програмою після тестового періоду – 295 грн за 1 організацію. Чим більше організацій в роботі, тим менша вартість! Бонус для новачків – 10% з промокодом GIFT10.

Джерело: SMARTFIN.UA