Чому НБУ вимагає розділяти особисті та бізнес-рахунки
Вимога про окремі банківські рахунки – це не бюрократична формальність, а важлива норма, закріплена в Інструкції про порядок відкриття та закриття рахунків користувачам надавачами платіжних послуг з обслуговування рахунків, затвердженої постановою правління НБУ від 29.07.2022 №162 (далі – Інструкція). Абз. 3 п. 24 р. І Інструкції категорично забороняє використовувати особисті рахунки для підприємницької діяльності.
У 2025 році це особливо актуально через повернення обов’язкової сплати ЄСВ для ФОПів та введення військового збору. Чіткий облік доходів допомагає уникнути помилок у розрахунку податкових зобов’язань, які тепер суттєво зросли.
Ризики використання особистого рахунку для бізнесу
Якщо ви думаєте, що помилкове надходження на особистий рахунок – це дрібниця, варто розуміти потенційні наслідки такого порушення.
Найсерйозніший ризик – перекваліфікація доходу податковою службою. Замість оподаткування за ставкою єдиного податку, ДПС може визнати такий дохід доходом фізичної особи. У цьому випадку застосовується стандартний режим оподаткування:
- 18% ПДФО та 5% військового збору з валової суми (без вирахування витрат) – це 23% з повної суми доходу.
Критично важливий ризик – негайне блокування банком. Систематичне отримання бізнес-платежів на особисту картку активує системи фінансового моніторингу. Банк може заблокувати рахунок для з’ясування походження коштів. Операції понад 400 000 грн підлягають обов’язковому фінмоніторингу, але банки відстежують і менші суми при систематичних надходженнях від різних платників.
Спірний ризик – комісії при закритті рахунку. Деякі банки у своїх тарифах прописують «комісії за перерахування залишку при припиненні ділових відносин» до 20 – 30% від суми. Однак НБУ офіційно заявляє, що інформація про такі «штрафи» є недостовірною, а законодавство про фінмоніторинг не передбачає штрафних санкцій до клієнтів. Такі комісії можна і варто оскаржувати в суді.
Втрата права на спрощену систему є опосередкованим ризиком. Вона може статися не через сам факт використання особистого рахунку, а якщо ви використовуєте його для приховування перевищення дозволених лімітів доходу для вашої групи. У такому випадку підставою буде саме перевищення ліміту, а не порушення банківських правил.
Покрокова інструкція: що робити прямо зараз
Отже, гроші вже на особистій картці. Не витрачайте час на переживання – дійте за чітким алгоритмом, який рекомендує податкова служба.
Крок 1: Негайно зафіксуйте дохід
Першочергове завдання – включити отриману суму до обліку доходів ФОП на дату фактичного надходження коштів. Незважаючи на порушення порядку розрахунків, ці кошти залишаються вашим підприємницьким доходом.
Для ФОПів 1 – 2 груп та 3 групи (неплатників ПДВ) достатньо відобразити дохід у довільній формі обліку з помісячною деталізацією. Ведіть простий журнал або електронну таблицю з датою, сумою, контрагентом та призначенням платежу.
ФОПи 3 групи, які є платниками ПДВ, повинні внести запис до типової форми обліку доходів і витрат. Обов’язково зазначте всі деталі операції для майбутньої звітності.
Крок 2: Переведіть кошти та створіть доказову базу
Рекомендується того ж дня переказати отриману суму з особистого рахунку на підприємницький рахунок ФОП. У призначенні платежу вкажіть максимально детально:
«Переказ доходу від підприємницької діяльності за рахунком №ХХ від ДД.ММ.РРРР, помилково отриманого на особистий рахунок. Без ПДВ. Податки будуть сплачені згідно з вимогами ПКУ».
Обов’язково зв’яжіться з клієнтом та попросіть письмове підтвердження (на email):
«Підтверджуємо, що платіж на суму ХХХ грн від ДД.ММ.РРРР був здійснений помилково на особистий рахунок [ПІБ], замість підприємницького рахунку ФОП [ПІБ] за договором/рахунком № YYY. Просимо вважати ці кошти оплатою за надані послуги / товар».
Створіть «папку доказів»: збережіть скріншоти транзакцій, лист від клієнта та банківську виписку про коригувальний переказ.
Ведіть журнал самоперевірки особистих рахунків – це демонструватиме вашу активну позицію у виявленні та виправленні помилок.
Крок 3: Правильно задекларуйте дохід
Наприкінці звітного періоду всю суму доходу, включаючи ту, що спочатку надійшла на особистий рахунок, необхідно відобразити в податковій декларації платника єдиного податку. Приховування або заниження цих сум призведе до штрафних санкцій.
Як запобігти проблемам у майбутньому
Найкращий спосіб вирішити проблему – не допустити її виникнення. Ось практичні поради, які допоможуть уникнути помилкових переказів:
- Завжди перевіряйте реквізити у всіх документах.
- У договорах, рахунках-фактурах та комерційних пропозиціях вказуйте виключно IBAN підприємницького рахунку. Зробіть це своєю незмінною звичкою.Проактивно інформуйте клієнтів про правильні реквізити.
- При першому контакті з новим контрагентом обов’язково наголошуйте, що оплата має здійснюватися тільки на рахунок ФОП. Можна навіть створити стандартний шаблон повідомлення із цією інформацією.
- Регулярно контролюйте надходження на обидва рахунки. Щотижневий моніторинг виписок допоможе вчасно виявити помилкові зарахування та швидко на них відреагувати.
Висновки
Отримання грошей на особисту картку ФОП – це порушення банківського законодавства, але не фатальна помилка при правильній реакції. Головне правило – повна прозорість перед податковими органами. Не намагайтеся приховати такий дохід – це лише погіршить ситуацію.
Дотримання покрокового алгоритму дій та превентивних заходів допоможе зберегти репутацію сумлінного платника податків. У 2025 році зміни в оподаткуванні ФОП є частиною довгострокової державної стратегії.
Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа
Читайте більше:
Кошти на особистий рахунок ФОПа-єдинника: дохід слід показати в декларації ЄП
ФОП 1-3 групи єдиного податку: розрахуйте податкове навантаження на 2025 рік
Єдиний податок 2025: яку групу обрати ФОПу, ліміти, строки сплати
ФОПи-2025: скільки платити ЄСВ, ЄП та ВЗ
Лише раз на рік, до Дня бухгалтера й аудитора: спеціальні ціни та грандіозні розіграші! Дізнатись більше