Типові помилки ФОП при обліку банківських комісій та як їх уникнути

ФОП на загальній системі: ключові принципи оподаткування у 2025 році

Перш ніж заглиблюватися в тему банківських комісій ФОП, варто нагадати основні принципи роботи на загальній системі. На відміну від спрощеної системи, де податок сплачується з усього доходу, у ФОП-загальника об’єктом оподаткування є чистий оподатковуваний дохід.

Цей показник розраховується за простою формулою:

Чистий дохід = Загальний дохід (виручка) – Документально підтверджені витрати, пов’язані з господарською діяльністю

Звідси стає очевидно: чим більше обґрунтованих та правильно задокументованих витрат ви зможете включити до звітності, тим меншою буде ваша податкова база для нарахування ПДФО (18%) та військового збору (5% з 2025 року).

Саме тому облік витрат ФОП загальника стає критично важливим для оптимізації податкового навантаження.

Банківські комісії у структурі витрат ФОП: що каже закон

Пряму відповідь на питання щодо банківських комісій надає Податковий кодекс України (далі – ПКУ). Саме він є головним документом, що регулює витрати ФОП.

Нормативна база: аналіз пп. 177.4.4 ПКУ

Пункт 177.4 ПКУ містить перелік витрат, які підприємець-загальник може врахувати. Зокрема, п.п. 177.4.4 дозволяє включати до складу «інших витрат, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходів» плату за розрахунково-касове обслуговування (РКО).

Це означає, що будь-які кошти, сплачені банку за послуги, що супроводжують вашу підприємницьку діяльність, є вашими законними витратами. У 2025 році ця норма залишається незмінною та активно використовується підприємцями.

Що таке розрахунково-касове обслуговування (РКО)?

Під терміном РКО розуміють комплекс послуг, які банк надає клієнту на підставі договору.

До них належать

1. відкриття,
2. ведення та закриття підприємницьких рахунків,
3. обслуговування рахунку (щомісячна або щорічна абонплата),
4. здійснення безготівкових платежів та переказів,
5. надання виписок та довідок по рахунках,
6. комісії за зарахування коштів,
7. також інші операції, передбачені договором з банком.

Практичний приклад: ФОП сплатив банку комісію 200 грн за ведення поточного рахунку та 35 грн за перекази контрагентам. Обидві суми можуть бути включені до витрат на підставі пп. 177.4.4 ПКУ.

Документальне підтвердження витрат: як уникнути проблем з ДПС

Найважливіший аспект у роботі з витратами – це їх належне документальне підтвердження витрат ФОП. Податкова служба під час перевірок приділяє цьому максимальну увагу.

Первинні документи: що визнає податкова у 2025 році?

Згідно з Наказом Мінфіну від 13.05.2021 №261 «Про затвердження типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами - підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення», який діє у 2025 році, підтверджуючими документами можуть бути платіжна інструкція (платіжне доручення), прибутковий касовий ордер, квитанція або фіскальний чек, акт виконаних робіт (наданих послуг), а також інші первинні документи, що засвідчують факт оплати.

Банківська виписка як первинний документ: вимоги та нюанси

Часто підприємці запитують:

чи достатньо лише банківської виписки для підтвердження витрат на РКО?

Податкові органи дають позитивну відповідь, але за дотримання певних умов. Банківська виписка як первинний документ визнається, якщо вона містить:

1. назву документа,
2. дату складання,
3. назву банку,
4. зміст та обсяг господарської операції (чітке зазначення, за що саме списано кошти),
5. суму операції.

Типові помилки при обліку банківських комісій у 2025 році

Найчастіше ФОП припускаються помилок при включенні банківських комісій у витрати.

По-перше, включення комісій за операції, не пов’язані з господарською діяльністю (переказ на особисті потреби).

По-друге, відсутність належного документального підтвердження.

По-третє, спроба включити відсотки за кредитами до витрат на РКО – такі відсотки не належать до розрахунково-касового обслуговування.

Практичний кейс: ФОП переказав кошти з підприємницького рахунку на особистий для купівлі квартири, банк утримав комісію 150 грн. Цю комісію не можна включити до витрат, оскільки операція не пов’язана з господарською діяльністю.

Практичні поради для ФОП-загальника у 2025 році

Щоб облік витрат ФОП загальника був бездоганним, дотримуйтесь простих правил:

1. Ведіть окремий облік та чітко розділяйте особисті фінанси і кошти для бізнесу.
2. Регулярно зберігайте виписки – завантажуйте або роздруковуйте банківські виписки щомісяця.
3. Перевіряйте деталі у виписках, щоб призначення платежу було зрозумілим для податкового інспектора. З
4. За потреби консультуйтесь з банком щодо роз’яснення незрозумілих операцій.
5. Пам’ятайте про нові вимоги 2025 року: облік доходів і витрат може вестися в електронному вигляді через електронний кабінет, що значно спрощує документооборот та взаємодію з ДПС.

Часті запитання про банківські комісії ФОП

Чи враховуються банківські комісії ФОП, якщо вони списані автоматично?

Так, автоматичне списання не впливає на можливість включення комісії до витрат. Головне – щоб у банківській виписці було чітко зазначено призначення платежу та його зв’язок з РКО.

Що робити, якщо у банківській виписці написано «Списання комісії » без деталей?

У такій ситуації рекомендовано звернутися до банку та запросити деталізовану розшифровку або акт наданих послуг. Це допоможе уникнути суперечок під час перевірки ДПС.

Чи можна включити до витрат комісію за конвертацію валюти?

Так, якщо конвертація здійснюється у межах господарської діяльності (наприклад, при отриманні валютної виручки від клієнтів-нерезидентів).

Як підтвердити витрати на РКО при роботі з мобільним банком?

Виписка з мобільного банку має таку ж юридичну силу, як і паперова, за умови наявності всіх обов’язкових реквізитів та електронного підпису банку.

Висновки

1. Витрати ФОП на загальній системі можуть і повинні включати плату за банківські послуги, зокрема комісії за розрахунково-касове обслуговування.
2. Це пряма норма, передбачена пп. 177.4.4 ПКУ, яка залишається актуальною у 2025 році.
3. Головною умовою для законного зменшення оподатковуваного доходу є наявність належним чином оформлених первинних документів.
4. У 2025 році особливо важливо врахувати можливості ведення електронного обліку через кабінет платника.
5. Правильне документування банківських комісій дозволить вам легально оптимізувати податкове навантаження та уникнути проблем під час перевірок ДПС.

Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа

Стаття на тему:

ФОП на загальній системі: правила оподаткування

Лише раз на рік, до Дня бухгалтера й аудитора: спеціальні ціни та грандіозні розіграші! Дізнатись більше