Обов'язкові документи для військового обліку новоствореного підприємства

Починати ведення військового обліку слід з призначення особи (осіб), які виконуватимуть обов’язки, передбачені Порядком №1487.

Відповідно до п. 8 Порядку №1487 організація військового обліку в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях покладається на відповідних керівників.

А безпосередні обов’язки з ведення військового обліку покладають на особу, відповідальну за ведення військового обліку.

Отже, завдання керівника – організувати належне ведення військового обліку, а для цього насамперед слід призначити особу, відповідальну за ведення військового обліку.

Відповідальною особою, як правило, є кадровик, а якщо кадровиків на підприємстві немає, це повинна бути інша особа, яка веде облік працівників.

У п. 8 Порядку №1487 визначено наступне:

Обов’язки з ведення військового обліку… покладаються на працівників служби персоналу, служби управління персоналом…
У разі відсутності штатної одиниці служби персоналу обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу, яка веде облік працівників….
Призначення відповідальної особи оформлюється відповідним наказом.

Важливо, що додаткові обов’язки можна покласти на працівника можна лише за його згоди. Отже, насамперед отримуємо згоду відповідного працівника і видаємо наказ про покладення обов’язків із ведення військового обліку.

За виконання обов’язків особи, відповідальної за ведення військового обліку встановлюється доплата в розмірі до 50% посадового окладу, а для державних службовців – в межах економії фонду оплати праці.

Протягом 7 днів з моменту видання наказу про покладення обов’язків особи, відповідальної за ведення військового обліку, слід направити до ТЦК повідомлення за додатком 1 до Порядку №1487.

До речі, таке саме повідомлення в обов’язковому порядку направляється до ТЦК при призначенні чи звільненні керівника підприємства.

Крім повідомлення до ТЦК, слід також визначити коло обов’язків особи, відповідальної за ведення військового обліку. Ці обов’язки бажано зафіксувати в посадовій інструкції.

Якщо у вас немає окремої посади інспектора з військового обліку й обов’язки покладаються на іншого працівника, додаткові обов’язки з ведення військового обліку слід додати до посадової інструкції по основній посаді працівника.

Усі державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації зобов’язані щороку до 1 жовтня визначати потребу в підвищенні кваліфікації відповідальних за ведення військового обліку.

Ця вимога закріплена у п. 12 Порядку №1487, де також зазначено, що підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку, здійснюється не рідше 1 разу на 5 років.

Тобто, підвищувати кваліфікацію потрібно 1 раз на 5 років, але визначати потребу у підвищенні кваліфікації потрібно кожного року до 1 жовтня.

З огляду на вказану норму, підприємства повинні щороку видавати відповідний наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації. У наказі слід зафіксувати потребу та передбачити порядок її виконання.

Військовий облік ведемо у списках персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487). Кількість призовників, військовозобов’язаних і резервістів зазначається у Відомості оперативного обліку (додаток 12 до Порядку № 1487).

Списки та Відомість ведуть в електронних та/або паперових формах (п. 39 Порядку № 1487). Як правило, набагато зручніше саме електронна форма ведення цих документів.

Раз на рік Списки та Відомість потрібно роздрукувати. Зробити це треба до 25 січня. При цьому, інформація у списках повинна бути станом на 1 січня (п. 40 Порядку № 1487). Тобто, у роздрукованому списку буде інформація щодо призовників, військовозобов'язаних та резервістів, які працюють станом на 1 січня року.

Списки зберігайте у справі разом з Відомістю і копіями (роздруківками) ВОД.

Списки необхідно складати окремо за такими групами:

перша – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
друга – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського і старшинського складу;
третя – список персонального військового обліку військовозобов’язаних і резервістів з-поміж жінок;
четверта – список персонального військового обліку призовників.

У додатку 5 до Порядку № 1487 наведено не лише форму списків, а й перелік інформації, яка зазначається в облікових записах списку кожної групи. За допомогою цього переліку можна безпомилково заповнити графи списків.

У п. 1 примітки до додатка 5 до Порядку № 1487 зазначено, що графи заповнюються згідно з паспортом громадянина України та військово-обліковим документом, який призовник, військовозобов’язаний, резервіст надав під час працевлаштування на роботу (службу), вступу на навчання.

Отже, при заповненні списків не потрібно шукати інформацію, її слід брати з двох документів:

паспорта;
військово-облікового документа.

Після 27.06.2026 в п.34 Порядку № 1487 з'явилася вимога не тільки приймати на роботу з ВОД, а ще й перевіряти відповідність даних ВОД тим відомостям, які містяться в реєстрі «Оберіг». І така перевірка відбувається на основі електронного військово-облікового документу, сформованого засобами порталу Дія або через застосунок «Резерв+».

Важливо, що тепер фактично не можна приймати на роботу без електронного ВОД, оскільки роботодавець повинен перевіряти відповідність даних ВОД даним реєстру «Оберіг» саме на підставі електронного документу.

Тож порада роботодавцям – вимагайте електронний ВОД (його роздруківку) при прийомі на роботу.

Е-ВОД повинен бути сформований не раніше, ніж за 72 години до прийняття на роботу.

Одним зі щорічних обов’язків роботодавців-юросіб є звіряння списків. Пункт 46 Порядку № 1487 визначає, що підприємства звіряють їх:

з ТЦК на території відповідальності яких вони перебувають («свій» ТЦК);
з ТЦК за місцем військового обліку своїх працівників.

Для звіряння зі своїм ТЦК відповідальна особа повинна прибути до ТЦК зі списками та копіями (роздруківками) військово-облікових документів.

Звіряння зі своїм ТЦК відбувається за графіком, затвердженим головою адміністрації або міським головою. (Графіки звіряння можна знайти на сайтах державних адміністрацій).

Якщо ви не знайшли графік або свого підприємства в графіку, потрібно погодити з ТЦК порядок і строк звіряння.

Для звіряння з ТЦК за місцем військового обліку працівників ніякі графіки не шукаємо. Просто щороку направляємо до ТЦК два примірники витягу зі списків та копії (роздруківки) військово-облікових документів.

Результати звіряння з ТЦК потрібно відобразити у журналі, складеному за формою додатка 9 до Порядку № 1487.

З 27.06.2026 діє умова, що передбачає звіряння зі "своїм" ТЦК після звіряння з ТЦК за місцем військового обліку працівників.

Отже, черговість звіряння виглядатиме наступним чином:

Внутрішнє звіряння (звіряння даних ВОД і даних списків). Таке звіряння здійснюється за графіком, затвердженим керівником підприємства. Важливо, що на дату такого звіряння повинен бути актуальний Е-ВОД.
Звіряння з ТЦК за місцем військового усіх працівників (не пізніше 1 грудня)
Звіряння зі «своїм» ТЦК.
Повідомлення про прийняття, звільнення, зміну облікових даних

Важливою частиною обов’язків із ведення військового обліку є необхідність подання до ТЦК повідомлень про прийняття, звільнення та зміну облікових даних.

В усіх цих випадках подається повідомлення за додатком 4 до Порядку №1487.

Вказане повідомлення подається до ТЦК за місцем військового обліку працівника.

Разом із цим повідомленням інформуємо ТЦК про відсутність у ВОД працівника інформації для заповнення граф 3,8, 13-16 списку. Про це йдеться у нашій консультації.

Документи з військового обліку, які повинні бути на підприємстві

Списки (додаток 5) на поточну дату та списки, які роздруковуються до 25 січня станом на 1 січня щороку і зберігаються у справі з військового обліку.
Відомість (додаток 12) на дати, зазначені у п.1.
Наказ про покладення обов’язків із ведення військового обліку + зафіксовані посадові обов’язки.
Наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації (до 1 жовтня).
Сертифікат (свідоцтво) про підтвердження кваліфікації відповідальної особи від ліцензованого навчального закладу, якому Генштаб погодив програму (1 раз на 5 років).
Правила військового обліку (додаток 2), розміщені на видному місці, а також докази ознайомлення працівників під час прийняття на роботу.
Нормативні та локальні акти, що стосуються ВО, мобілізації, відповідальності за порушення, розміщені в загальнодоступному місці (стенді).
Графік звіряння облікових даних списків з даними ВОД (п. 45 Порядку №1487)
Підтвердження звіряння з ТЦК.
Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9)
Підтвердження направлення до ТЦК повідомлень за додатками 1 і 4.
Наказ про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік (до 1 лютого щороку)
Справи з військового обліку, в яких зберігаються списки, відомості, копії (роздруківки) ВОД.

Крім наведених документів ТЦК полюбляє також запитувати про наявність плану з військового обліку.

Можуть зажадати також блокнот розписок.

За будь-які порушення керівника чи відповідальну особу можуть притягнути до відповідальності за статтею 210-1 КУпАП.

На сьогоднішні розмір штрафу складає від 34 000 грн до 59 500 грн.

Критичність і бронювання без військового обліку на підприємстві https://kadroland.com/news/10968-kriticnist-i-bronyuvannya-bez-viiskovogo-obliku-na-pidprijemstvi

Шпаргалка з військового обліку: строки і документи https://kadroland.com/news/4118-viiskovii-oblik-spargalka

Відповідальний за військовий облік на підприємстві: поради і зразки документів https://kadroland.com/news/2168-vidpovidalnii-za-viiskovii-oblik-na-pidprijemstvi

Стенд з військового обліку: коли (не)обов’язково і що там має бути на думку ТЦК https://kadroland.com/news/4028-stend-z-viiskovogo-obliku-koli-neobovyazkovo-i-shho-tam-maje

Військовий облік у Excel: заповнення списків (додаток 5), відомості (додаток 12) та повідомлення (додаток 4) https://kadroland.com/events/2241/5391

Військовий облік без штрафів ТЦК: повідомлення до ТЦК і дедлайни, ведення списків/відомості та їх підготовка до 01.01 https://7eminar.ua/events/6849/17435
Військовий облік: річний аудит для підприємства до 1 січня https://7eminar.ua/news/14726-viiskovii-oblik-ricnii-audit-dlya-pidprijemstva-do-1-sicnya
Військовий облік: що потрібно зробити до та після 1 січня 2027 року https://7eminar.ua/news/2806-viiskovii-oblik-shho-potribno-zrobiti-do-ta-pislya-1-sicnya

Раді допомогти, звертайтесь ще!