Підписи працівників на окремих аркушах: можливі наслідки

Так, можна оформити окремий аркуш ознайомлення для кожного працівника, це не порушує вимог законодавства і не тягне негативних юридичних наслідків, за умови що на кожному аркуші є посилання на конкретний наказ і підпис працівника з датою.

Обґрунтування

1. Закон вимагає факту підпису, а не конкретної форми аркуша. Відповідно до п. 11 гл. 10 розд. ІІ Правил № 1000/5, працівників обов’язково ознайомлюють з розпорядчим документом з кадрових питань, і вони проставляють підпис із датою ознайомлення на першому примірнику документа або на спеціальному бланку. Спеціальний бланк може бути як спільним аркушем ознайомлення, так і окремим аркушем для кожного працівника.

2. Окремі аркуші ознайомлення не створюють порушень. Ключові умови:

   • на аркуші чітко зазначені реквізити наказу (дата, номер, заголовок);
   • є фраза «З наказом ознайомлений(а)», підпис працівника та дата;
   • аркуш підшитий до справи разом із самим наказом або до особової справи працівника.
     За таких умов вимога щодо підтвердження ознайомлення виконана і претензій з боку контролю немає.

3. Реальні «наслідки» лише організаційні, а не юридичні. При окремих аркушах:

   • зростає обсяг документів і навантаження на діловодство;
   • важливо не допустити розриву зв’язку між аркушем і наказом (правильно підшивати та індексувати).
     Це можуть бути незручності для роботодавця, але не підстава для штрафів чи визнання наказу недійсним, якщо факт ознайомлення належно підтверджений підписом і датою.

За умови правильного оформлення реквізитів і зберігання документів обидва варіанти аркушів ознайомлення є допустимими.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?