Нарахування лікарняного: строки, заяви та звітність до ПФУ

Оплату лікарняного робите окремо за кожним е-лікарняним: у кожному перші 5 календарних днів — за рахунок роботодавця, починаючи з 6‑го дня цього е-лікарняного — за рахунок ПФУ; заяву-розрахунок подаєте після прийняття рішення про призначення допомоги, і факт подання об’єднаної звітності за ІІІ квартал не заважає прийняти заяву та профінансувати лікарняні.

Обґрунтування

1. Розподіл днів між роботодавцем і ПФУ. Допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується з 6‑го дня непрацездатності за рахунок ПФУ, а перші дні оплачує роботодавець за власний рахунок, виходячи із середньої зарплати та відсотка залежно від стажу, згідно із Законом № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (Закон № 1105-14). Якщо це два окремі е‑лікарняні (28.09–06.10 і 07.10–15.10), ви: у першому оплачуєте 5 днів за рахунок роботодавця і з 6‑го дня — за рахунок ПФУ; у другому знову відраховуєте 5 днів за рахунок роботодавця і дні, починаючи з 6‑го цього другого листка, — за рахунок ПФУ.

2. Коли можна нараховувати і приймати рішення. Е‑лікарняний вважається виданим через 7 днів після дати закриття і тоді набуває статусу «готовий до сплати», лише з цього моменту його можна брати в роботу (наказ МОЗ № 1234). Після цього страхувальник має ухвалити рішення про призначення допомоги або відмову не пізніше 10 робочих днів з дня «видання» лікарняного (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105).

3. Строки подання заяви-розрахунку до ПФУ. Підставою для фінансування є оформлена за встановленим зразком заява‑розрахунок; її подають до територіального органу ПФУ протягом 5 робочих днів з дати прийняття рішення про призначення допомоги (ч. 1 ст. 26 Закону № 1105; Порядок, затверджений постановою ПФУ від 19.08.2025 № 28‑1, Порядок № 28‑1). Ці строки не залежать від того, коли подано об’єднану звітність з ЄСВ/ПДФО, тому вашу заяву приймуть і лікарняні профінансують, навіть якщо звіт за ІІІ квартал уже подано.

4. Відображення в об’єднаній звітності. Лікарняні відображаєте в об’єднаній звітності за той місяць, у якому вони фактично нараховані після набуття статусу «готово до сплати» та прийняття рішення. У додатку Д1 суми за дні вересня й жовтня розподіляєте окремими рядками за відповідні місяці, але все це і ПДФО/ВЗ потрапить у розрахунок того кварталу, в якому відбулося нарахування.

Дотримання строків «7 днів до статусу», «10 днів на рішення» і «5 днів на заяву‑розрахунок» забезпечить коректне фінансування лікарняних незалежно від уже поданої квартальної звітності.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?