Відшкодування пального для працівника у відрядженні: документи та нюанси

Так, можна відшкодувати витрати на пальне. Порядок оподаткування залежить від правових підстав використання автомобіля та документального підтвердження витрат.

Для відшкодування витрат без оподаткування необхідно документально підтвердити, що автомобіль використовувався підприємством для виконання службового завдання. Оскільки транспортний засіб належить іншій юридичній особі, доцільно оформити між підприємствами договір оренди або позички автомобіля відповідно до ст. 759 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3701 або ст. 827 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3999 та акт приймання-передачі. Наказом про відрядження слід визначити мету поїздки, маршрут, строк відрядження та використання автомобіля для виконання службового завдання.

Витрати на пальне мають бути підтверджені фіскальним чеком з АЗС та банківською випискою, якщо оплата здійснювалась безготівково. Використання пального підтверджують документами, що дають змогу встановити маршрут, пробіг автомобіля та обґрунтовану кількість використаного пального. Зв’язок витрат із господарською діяльністю підприємства підтверджується наказом про відрядження та документами про виконання службового завдання. За дотримання вимог пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260917#n3965 документально підтверджені витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу працівника. У бухгалтерському обліку придбане пальне оприбутковують на рахунок 203 та списують на відповідні витрати залежно від напряму використання.

Якщо підприємство не має належно оформленого права користування автомобілем, а працівникові компенсують витрати на пальне, придбане для використання автомобіля іншої юридичної особи, існує ризик визнання такої виплати додатковим благом працівника відповідно до пп. 164.2.17 ПКУ. У такому разі грошова компенсація оподатковується ПДФО за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 5%; натуральний коефіцієнт до грошової виплати не застосовується. Виплату відображають у додатку 4ДФ з ознакою доходу «126».

Також буде ЄСВ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!