Зміни в тарифах на мобільний зв’язок: як уникнути проблем

Прописати, що до витрат включається вартість послуг згідно з рахунком-актом оператора, можна. Але самого такого формулювання для захисту від донарахування додаткового блага недостатньо, і щомісячних змін наказів можна уникнути іншим способом.

Спочатку про додаткове благо. За роз'ясненнями ДПС (категорія 103.02 ЗІР https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28779) вирішальне значення має не розмір ліміту, а характер розмов:

• Якщо працівник розмовляє у виробничих цілях, вартість зв'язку не є додатковим благом.
• Якщо ж підприємство оплачує невиробничі розмови, це додаткове благо за пп. «е» п. 164.2.17 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17).

Тому ризиковано включати у витрати все, що виставив оператор, якщо немає підтвердження службового використання.

Щоб це підтвердити, потрібен комплект документів, який суди визнають достатнім (зокрема ВС у постанові від 06.06.2023 у справі №826/11941/16):

• наказ керівника
• положення про користування зв'язком
• договір з оператором із переліком номерів,
• список посад, яким зв'язок потрібен за роботою
• рахунки оператора.

Варто зазначити, що суди часто стають на бік підприємств, зазначаючи, що похвилинна деталізація дзвінків не є обов'язковою, якщо особисті розмови на підприємстві офіційно заборонені.

Щодо вашої мети не видавати щомісяця нові накази, то рішення таке. Не прив'язувати ліміт до суми в гривнях, а закріпити в положенні за кожною посадою відповідний тарифний план, обґрунтувавши це робочими функціями (наприклад, відділу продажів потрібен більший обсяг послуг, ніж бухгалтерії).

Коли оператор підвищує вартість тарифу, наказ змінювати не потрібно, бо в ньому вказана посада і тариф, а не сума. Нові номери оформлюються без зміни загального Положення: достатньо оновити перелік номерів у додатку до договору з оператором та видати короткий локальний Наказ директора про закріплення конкретного номера за працівником відповідно до штатного розпису.

Якщо ви все ж хочете залишити ліміти в гривнях і допускати перевищення, враховуйте ризики. Встановлювати додатковий «безпечний» ліміт понад вартість тарифу ризиковано — це привертає увагу перевіряльників, тому в такому разі розумніше просто перейти на тариф з більшим обсягом послуг. Крім того, у Положенні варто чітко прописати: сума перевищення понад тариф компенсується (відшкодовується) працівником, якщо він не підтвердить виробничий характер таких розмов.

Є варіант, який повністю усуває проблему: тарифи з абонплатою та блокуванням послуг після вичерпання пакета, тоді перевищення просто не виникає.

Мобільний зв’язок для працівників: де закінчується робота і починається благо https://7eminar.ua/news/13465-mobilnii-zvyazok-dlya-pracivnikiv-de-zakincujetsya-robota-i-pocinajetsya-blago

Раді допомогти, звертайтесь ще!