Електронна реєстрація наказів для ФОП з найманими працівниками

Виправляти заднім числом і перенумеровувати накази з 2018 року категорично не потрібно, оскільки їхні номери вже зафіксовані в первинних кадрових документах (трудових книжках, повідомленнях про прийняття, особових картках тощо). Для фізичних осіб – підприємців (ФОП) норми діловодства носять рекомендаційний характер. Правильний облік слід розпочати «з чистого аркуша» (з поточної дати або з початку нового року), розділивши накази за строками зберігання. Вести журнал реєстрації в електронному вигляді (наприклад, в Excel) із подальшим друком дозволено.

1. Чому не слід виправляти минулі періоди (2018–2026)

Ризик розбіжностей у документах: Реквізити наказів за минулі роки вже занесені в електронні реєстри, звіти (повідомлення про прийняття на роботу до ДПС), кадрові картки та трудові книжки працівників. Зміна номерів призведе до юридичної невідповідності між наявними наказами та документами працівників.
Відсутність санкцій для ФОП: Відповідно до положень Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n17, їхні вимоги є обов’язковими для юридичних осіб, а для підприємців — мають рекомендаційний характер. Перевіряючі органи (зокрема Держпраці) контролюють наявність самих розпорядчих рішень і дотримання трудових прав працівників, а не форму нумератора.
Як зафіксувати: Щоб узаконити перехід, ФОП видає довільне розпорядження (наприклад, «Про порядок реєстрації та нумерації наказів з кадрових питань»), де зазначає:«Установити з 01 січня або поточної дати щорічну порядкову нумерацію наказів із застосуванням літерних індексів за видами строків зберігання».

2. Як правильно організувати нумерацію надалі
Згідно з Переліком типових документів, затвердженим наказом Мін'юсту від 12.04.2012 № 578/5 та п. 5 глави 3 розділу III Правил № 1000/5:

Нумерація ведеться в межах одного календарного року. З 1 січня кожного року нумерація розпочинається заново з номера 1.
Групування за строками зберігання: Накази не повинні змішуватися в одну купу, якщо мають різні строки архівного зберігання:Кадрові накази тривалого зберігання (75 років): про прийняття на роботу, переведення, переміщення, звільнення, оплату праці, преміювання, відпустки без збереження зарплати, відпустки для догляду за дитиною тощо. До номера додають індекс (наприклад, № 1-к або № 1-к/тр).
Кадрові накази тимчасового зберігання (5 років): про надання щорічних основних і додаткових відпусток, навчальних відпусток, короткострокових відряджень, дисциплінарні стягнення. До номера додають окремий літерний індекс (наприклад, № 1-в або № 1-к/тм).
Накази з основної / адміністративної діяльності (якщо видаються) — окрема нумерація (наприклад, № 1-од чи № 1-аг).
Зважаючи на малий обсяг (до 30 наказів на рік), у ФОПа найчастіше зустрічаються лише перші дві групи: кадрові тривалого строку (прийняття/звільнення) та відпустки.

3. Ведення електронного журналу реєстрації та зразок таблиці

Вести журнал реєстрації в електронному вигляді (в Excel або Google Таблицях) дозволено. Якщо у ФОПа невеликий документообіг, достатньо створити один файл із двома окремими вкладками (аркушами):

Вкладка 1: «Накази тривалого зберігання (75 років) — прийняття, звільнення»
Вкладка 2: «Накази тимчасового зберігання (5 років) — відпустки, відрядження»
Після завершення календарного року або за вимогою контролюючих органів таблицю роздруковують на аркушах формату А4, прошивають, нумерують сторінки, і ФОП засвідчує підсумковий запис особистим підписом.

https://7eminar.ua/news/13821-nepravilna-numeraciya-nakaziv-vidpovidalnist-ta-poryadok-dii

Порада щодо підпису: Ознайомлювати працівника з наказом найкраще безпосередньо внизу самого наказу під підпис із зазначенням дати (відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020), а в таблиці журналу робити позначку про наявність підпису в оригіналі наказу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!